Elektroniczny obieg dokumentów uratował w okresie pandemii funkcjonowanie wielu firm, kiedy home office stał się jedyną opcją, pozwalającą na zachowanie ciągłości pracy. Dzięki systemom EOD możliwe jest przekształcenie z postaci analogowej na cyfrową całej firmowej dokumentacji. Ponadto jej przechowywanie w wirtualnym archiwum oraz procesowanie zgodnie z wymogami, przez wszystkich uprawnionych użytkowników, z dowolnego miejsca na świecie. Sprawdźmy, dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Dokumenty stanowią integralny element działalności każdego przedsiębiorstwa. Z ich obsługą od zawsze wiązało się wiele istotnych problemów. Przede wszystkim organizowanie tradycyjnego obiegu dokumentów, opierającego się na papierowych dokumentach, było żmudnym i pracochłonnym przedsięwzięciem. Co więcej, monotonna i mechaniczna praca z dokumentacją papierową była szczególnie obarczona ryzykiem tzw. błędów ludzkich. Nic więc dziwnego, że pojawienie się elektronicznego obiegu dokumentów zrewolucjonizowało ten obszar działalności przedsiębiorstw.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie zakłada digitalizację, czyli przekształcenie z postaci analogowej (papierowej) na cyfrową (elektroniczną) całości lub istotnej części zasobów firmowej dokumentacji. Ponadto obsługę wszystkich, związanych z nią procesów online. Firma dzięki temu może zwiększyć efektywność bowiem dokumenty cyfrowe w elektronicznym obiegu dokumentów są gromadzone oraz udostępniane uprawnionym użytkownikom z wirtualnego archiwum, dostępnego z poziomu systemu zarządzania dokumentami (DMS). Pozwala to w szybki sposób uzyskać dostęp do potrzebnych w danym momencie dokumentów. Ponadto ich generowanie i akceptację z dowolnego miejsca na świecie – z firmowego biura, oddziału w innym mieście, home office, a także w czasie podróży służbowej.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala w bezpieczny sposób opracowywać, przechowywać oraz sprawnie zarządzać dokumentami firmowymi. Wdrożenie narzędzia, które umożliwi digitalizację takich procesów pozytywnie wpływa na całokształt pracy przedsiębiorstwa. Przyspiesza i usprawnia przepływ informacji i zadań, eliminuje błędy oraz zapewnia bezpieczeństwo. Warto też podkreślić pozytywny wpływ takiej zmiany na morale pracowników, którzy mogą wykonywać powierzone im zadania znacznie szybciej, a decyzje podejmować efektywniej i pewniej. Ścieżki audytu i historia akceptacji pozwalają sprawować rzetelną kontrolę nad dokumentami. Ponadto weryfikować dostęp do nich oraz udzielać go wyłącznie wybranym użytkownikom, chroniąc w ten sposób poufne dane.
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami oferują wiele, poprawiających efektywność pracy funkcjonalności. Użytkownicy biznesowi mogą korzystać m. in. z funkcji Optycznego Rozpoznawania Znaków (OCR), która wspiera efektywną indeksację, zautomatyzowane rozpoznawanie i wyszukiwanie informacji, generowania i odczytywania kodów kreskowych czy podpisów elektronicznych.
Zalety systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w szczególności doceniają duże firmy, które przetwarzają masowe ilości dokumentacji. Mniejsze przedsiębiorstwa, nastawione na ciągły rozwój, z pewnością też zauważą korzyści płynące z wdrożenia takiego rozwiązania.
