sobota, Styczeń 25, 2020
Facebook
Home Tagi Wpis otagowany "Lean Management"

Lean Management

Coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości czy branży, stara się eksponować swoją kulturę organizacyjną – zbiór wartości i zasad, z którymi chcą być kojarzone. Buduje to pozytywny wizerunek firmy i stanowi skuteczne narzędzie marketingowe. Jednak stworzenie kultury organizacyjnej wymaga znacznie więcej niż tylko sformułowania odpowiednich haseł. – To proces złożony, wieloetapowy, angażujący cały zespół, od kadry zarządzającej po pracowników operacyjnych – mówi Tomasz Bereźnicki, prezes DPC Polska.

Wiele osób kulturą organizacyjną nazywa siatkę pozytywnych skojarzeń z daną marką, decydującą o jej sukcesie i pozycji na rynku. Akcentowanie takich wartości jak: wysoki standard pracy, zespołowość czy proklienckość z pewnością wiąże konsumentów z deklarującą je firmą. To jednak tylko element szerszej całości. – Aspekt wizerunkowy jest pochodną zmian strukturalnych wdrażanych w organizacji, wymagających konsekwencji i zaangażowania pracowników wszystkich szczebli. Podstawowym celem jest usprawnienie procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, identyfikacja i eliminacja marnotrawstwa oraz ciągłe doskonalenie– mówi Tomasz Bereźnicki. Wskazuje również na podejście wykorzystywane przez ekspertów DPC we wdrażaniu Strategii Lean w przedsiębiorstwach. Służy ono budowie trwałej i efektywnej kultury organizacyjnej.

Po pierwsze – refleksja strategiczna

Budowę kultury organizacyjnej należy rozpocząć od zdefiniowania wizji, misji oraz strategicznych celów i wartości przedsiębiorstwa. Na tym etapie kluczową rolę ogrywa kadra zarządzająca najwyższego szczebla – prezesi, CEO’s, członkowie rad nadzorczych. – Podczas pierwszego spotkania nasi eksperci zadają pozornie proste pytanie: – Jak wyobrażacie sobie rozwój firmy w perspektywie kolejnych lat? – mówi Piotr Rybotycki, Partner w DPC Polska. – Bardzo często spotykamy się ze skrajnie różnymi odpowiedziami. To naturalne, gdyż szefowie poszczególnych obszarów czy nawet wspólnicy koncentrują się na problemach i wyzwaniach najistotniejszych z ich własnego, subiektywnego punktu widzenia. Naszym zadaniem jest skłonienie do następującej refleksji: co leży w długofalowym interesie organizacji jako całości? – dodaje. Dopiero przewartościowanie myślenia kadry zarządzającej i wspólne zdefiniowanie podstawowych celów strategicznych organizacji pozwala na określenie odpowiednich wartości budujących tożsamość przedsiębiorstwa. – Porozumienie na szczeblu kierowniczym jest warunkiem koniecznym w procesie wdrażania Strategii Lean. To właśnie kadra zarządzająca przekazuje przyjętą strategię niższym szczeblom organizacji. Wymaga to opracowania spójnej i czytelnej wizji proponowanych zmian tak, aby każdy pracownik potrafił określić cele, które mają zostać osiągnięte– mówi Tomasz Bereźnicki.

Po drugie – pełne zaangażowanie

Drugi etap budowania kultury organizacyjnej dotyczy podstawowego szczebla każdej organizacji, czyli pracowników operacyjnych. –– Zasadnicze znaczenie ma tutaj właściwe komunikowanie celów, misji i wizji nakreślonych przez kadrę zarządzającą. Wszyscy pracownicy powinni zostać w pełni poinformowani o wdrażanych zmianach. Istotną rolę w tym zakresie mają czytelne wizualizacje w postaci plakatów, biuletynów czy wewnętrznego mailingu. Należy unikać generowania skomplikowanej dokumentacji strategicznej, stawiając na jak najprostsze formy komunikacji – mówi Piotr Rybotycki. Zrozumieniu celowości wdrażanych zmian i rozwianiu ewentualnych obaw z nimi związanych służą spotkania i rozmowy pracowników z bezpośrednimi przełożonymi. – W praktyce wygląda to następująco: prezes firmy komunikuje zmiany dyrektorom, oni – team leaderom, ci zaś – pracownikom operacyjnym. Dzięki temu informacja dociera bezpośrednio do każdej osoby w przedsiębiorstwie w formie umożliwiającej wyjaśnienie wszystkich kwestii czy wątpliwości – dodaje Partner w DPC Polska.

Budowaniu kultury organizacyjnej w ramach wdrażania Strategii Lean sprzyjają gry symulacyjne (Lean Games), przygotowywane dla pracowników operacyjnych. Zadaniem „grywalizacji” jest skłonienie zespołu do współdziałania, podejmowania się coraz bardziej ambitnych celów, kwestionowania status quo i szukania niekonwencjonalnych rozwiązań. – Cel jest prosty: uświadomienie pracownikom operacyjnym, że poprawa efektywności ich pracy zależy od przyjęcia nowej perspektywy – postrzegania danego przedsiębiorstwa jako całości, dążenia do optymalizacji nie tylko własnych działań, ale całego procesu. A to wymaga chęci ciągłego doskonalenia swoich umiejętności i odwagi wskazywania tych elementów funkcjonowania organizacji, które wymagają korekty – podkreśla Tomasz Bereźnicki.

Prezes DPC przyznaje, że Lean Games mają również za zadanie budowanie „ducha” zespołu. – Zazwyczaj rozpoczynamy pracę w przedsiębiorstwie posiadającym już pewien bagaż doświadczeń i siatkę relacji pomiędzy pracownikami. Nie zawsze atmosfera w zespole jest dobra, a warunkiem koniecznym do osiągnięcia celów strategicznych jest zgodne współdziałanie wszystkich działów firmy i ich pracowników. Dlatego też staramy się, aby podczas gry symulacyjnej następowała integracja całej grupy przy okazji realizowania ambitnych zadań. To buduje zaufanie i wiarę zespołu we własne możliwości – dodaje.

Przeczytaj także:

Po trzecie – rób to, co deklarujesz

Kultura organizacyjna wymaga wiarygodności – to znaczy konsekwentnego przestrzegania przyjętych zasad i wartości. Opiera się ono na pracy organicznej, etapowym osiąganiu wyznaczonych celów i standardów. W praktyce często trudne okazuje się zbudowanie np. kultury dyscypliny, gdzie konsekwentnie realizujemy ustalone założenia w zespole. – Pomocne okazują się podstawowe narzędzia leanowe, np. takie jak 5S, czyli metoda poprawiająca organizację miejsca pracy i wpływająca na bezpieczeństwo pracownika przy wykonywaniu określonych czynności – mówi Piotr Rybotycki. – Nieocenioną wartość ma również opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania efektywnością. Jego celem jest mierzenie efektywności pracy w oparciu o stałe wskaźniki. Bez tego nie można określić ewentualnych odchyleń od przyjętych standardów i identyfikować problemów rzutujących na cały proces produkcyjny.

Ekspert DPC Polska przyznaje, że często spotyka się z obawami pracowników operacyjnych dotyczącymi systemu zarządzania efektywnością. Pojawiają się wątpliwości, czy stały monitoring ich pracy nie oznacza typowania członków załogi do zwolnienia. Piotr Rybotycki podkreśla, że to błędne wyobrażenie. – Nie mierzymy efektywności konkretnych osób, mierzymy procesy. Nie szukamy najlepszych i najgorszych pracowników, ale odchyleń od przyjętych standardów. Po ich zidentyfikowaniu rekomendujemy konkretne działania z korzyścią zarówno dla pracowników, jak i efektywności całego przedsiębiorstwa – przekonuje.

Kultura organizacyjna to synteza ambitnych celów strategicznych, ich skutecznego komunikowania oraz pracy zespołowej. Budowa indywidualnej, silnej kultury organizacji nie tylko umacniania pozytywny wizerunek firmy, ale również wpływa na efektywność, jakość i bezpieczeństwo pracy.

Źródło: DPC

Globalna konkurencja, upowszechnienie nowoczesnych technologii, nowe formy organizacji pracy i zmiany struktury zawodowo-kwalifikacyjnej powodują, że największym potencjałem przedsiębiorstwa są obecnie ludzie i ich wiedza. Decydują oni o utrzymaniu konkurencyjnej przewagi firmy na rynku, budują jej wartość i pozwalają sprawnie zarządzać organizacją. Szczególną rolę w tym aspekcie odgrywa kadra zarządzająca średniego szczebla – jej umiejętność stałego uczenia się i rozwijania własnych kompetencji.

Współczesne przedsiębiorstwa zgłaszają zapotrzebowanie na ekspertów mających zdolność do samodzielnego, efektywnego i skutecznego działania. Te umiejętności w kontekście gospodarki opartej na wiedzy wymagają już nie tylko precyzji w wykonywaniu określonych czynności, ale oznaczają pierwszorzędne znaczenie takich elementów jak: zdolność do pełnienia różnych ról, elastyczność w działaniu, ciągły rozwój kompetencji, mobilność, zdolność do adaptacji. Tworzą one zasób wiedzy i umiejętności, będący najważniejszym budulcem każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Permanentne uczenie się jest koniecznością w warunkach dynamicznych i nieprzewidywalnych zmian dla utrzymania i rozwoju potencjału konkurencyjnego. Proces ten wynika zarówno z szybko postępującej dezaktualizacji wiedzy, jak i zmiany struktury rynku pracy. W największym stopniu dotyczy to kadry zarządzającej średniego i niskiego szczebla – menadżerów, team leaderów – którzy na co dzień koordynują efektywną pracę swoich zespołów – mówi Tomasz Bereźnicki, prezes DPC Polska, najbardziej doświadczonej firmy wdrożeniowej w kraju.

Kluczowa rola team leaderów

Kadra zarządzająca średniego szczebla pełni w każdym przedsiębiorstwie kluczową rolę. Po pierwsze, to ona kieruje codzienną pracą swoich zespołów, umożliwiając realizację bieżących zadań i projektów. Po drugie, stanowi łącznik pomiędzy pracownikami a dyrektorami czy zarządami, zapewniając właściwy i płynny przekaz informacji oraz kierunków działania. Po trzecie wreszcie, ich rola w firmie polega na sprawnym identyfikowaniu i eliminacji ewentualnych problemów – Schemat komunikacji w każdym przedsiębiorstwie wygląda następująco: polecenia kierowane są z samego szczytu tj. od prezesa czy dyrektora, w dół, natomiast problemy – przerwy w pracy, kłopoty techniczne, nieporozumienia wśród załogi – formułowane są przez personel najniższego szczebla bezpośrednio do przełożonych. Specyficzne położenie menadżerów w tej hierarchii, utrzymujących stały kontakt z najważniejszymi osobami w organizacji, dla których jednocześnie pracownicy operacyjni nie są anonimowi, umożliwia natychmiastowe reagowanie w sytuacjach kryzysogennych – przekonuje Tomasz Bereźnicki. – Moje wieloletnie doświadczenie we współpracy z szeregiem firm z rożnych branż przy wdrażaniu nowych standardów w zakresie przywództwa, procesów i doskonalenia wskazuje, że sukces rynkowy danego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży czy wielkości, w największej mierze zależy od kompetencji kadry zarządzającej średniego i niskiego szczebla i jej gotowości do ciągłego zdobywania nowych umiejętności – dodaje.

Właściwy dobór kadr

Efektywność pracy menadżerów w pierwszej kolejności zależy od sprawnego funkcjonowania działu HR. Niezależnie od charakteru rekrutacji – czy to na stanowisko pracownika operacyjnego z możliwością awansu, czy też poszukiwania bezpośrednio team leadera – należy zwracać uwagę na szereg kompetencji wykraczających poza standardową listę widoczną na niemal każdym CV. Nie tylko wykształcenie i doświadczenie, ale również umiejętności miękkie oraz postawa stanowią o potencjale danego kandydata. Do takich umiejętności można zaliczyć: kreatywność, innowacyjność, zdolność do szybkiego identyfikowania i rozwiązywania problemów, dbałość o dobrą atmosferę i komunikację w zespole.

Pracodawcom zależeć powinno również na takim zarządzaniu własnym biznesem, aby zminimalizować problem rotacyjności kadry średniego i niskiego szczebla, co w dzisiejszych czasach jest niemałym wyzwaniem. – O ile zastąpienie pracownika operacyjnego wykonującego określone zadania nie stanowi zasadniczego problemu, o tyle utrata team leadera wiąże się z określonymi kosztami. Rekrutacja bądź wykształcenie kolejnego, efektywnego menadżera to proces przede wszystkim czasochłonny, destabilizujący prawidłowe funkcjonowanie całego zespołu. Dlatego usprawnianie działalności firmy i zapewnienie pracownikom możliwości ciągłego kwestionowania i eksperymentowania ma na celu zatrzymanie w niej najbardziej wartościowych członków załogi na lata – mówi Mariusz Drewnowski, Partner w DPC Polska.

Przeczytaj także:

Strategia Zarządzania Lean

Odpowiedni dobór team leaderów oraz skuteczne przeciwdziałanie fluktuacji kadr to jeden z celów Strategii Zarządzania Lean. Jest to koncepcja o ugruntowanym uznaniu na świecie, coraz szerzej wdrażana w wielu polskich firmach, zarówno przemysłowych (wytwórczych), jak i usługowych, która doczekała się już szeregu opracowań naukowych.

Strategia Zarządzania Lean ma charakter czteroetapowy:

  1. Warsztaty strategiczne – czyli refleksja na temat realizacji celów strategicznych firmy, przeprowadzana w formie warsztatów z udziałem kadry zarządzającej (top management firmy lub obszaru).
  2. Ocena potencjału – czyli analiza stanu obecnego w celu uzyskania porozumienia co do poziomu efektywności procesów w firmie lub wybranym obszarze i oceny potencjału co do rozwoju organizacji (rekomendacja zmian)
  3. Kierunki rozwoju – czyli warsztaty obejmujące opracowanie planu wdrożenia zmian (usprawnień) na bazie rekomendacji wypracowanych w fazie Oceny Potencjału.
  4. Wdrożenie i utrzymanie zmian – czyli działania pozwalające na wdrożenie, rozwijanie i utrzymanie nowych standardów: procesów, zarządzania (przywództwa) oraz doskonalenia.

Wśród szeregu działań proponowanych przez firmy wdrożeniowe zajmujące się Strategią Lean, szczególny nacisk kładzie się na umiejętność i świadomość potrzeby ciągłego wykorzystywania KPIs (ang. Key Performance Indicators), stanowiących podstawę podejmowania kluczowych decyzji i eliminacji przyczyn ewentualnych problemów, oraz wykształcenie w pracownikach odwagi do kwestionowania status quo i eksperymentowania podnoszącego efektywność ich pracy.

Żadnego z tych celów nie osiągniemy bez zbudowania w danym przedsiębiorstwie świadomości kadry średniego szczebla co do jej celów i wartości, kadry otwartej na zmiany i adaptację do dynamicznie zmieniających się warunków. To oni, z jednej strony koordynując pracę swojego zespołu, z drugiej zaś raportując przełożonym efekty działań oraz komunikując potencjalne problemy, odgrywają kluczową rolę w prawidłowym funkcjonowaniu każdej organizacji – mówi Piotr Rybotycki, Partner w DPC Polska.

Źródło: DPC Polska

Eksperci

Co czeka branżę Consumer Finance? Prognoza 2020

Początek nowej dekady będzie dla branży pożyczkowej pełen wyzwań. Katarzyna Jóźwik, Dyrektor General...

Polacy puszczają z dymem 105 tysięcy mieszkań rocznie

W bieżącym roku Polacy wydadzą na wyroby tytoniowe około 28 miliardy złotych – wynika z szacunków HR...

Na mieszkanie wydajemy co czwartą złotówkę

Najmocniej w ostatnim roku drożał wywóz śmieci. Według GUS podwyżka opłat wyniosła 31,3%, co więcej ...

To nie jest kraj dla bogatych ludzi – zmiany Małego ZUS-u

Dzięki rozszerzeniu Małego ZUS-u najmniejsi przedsiębiorcy każdego miesiąca zaoszczędzą średnio po k...

PKB Polski rośnie coraz wolniej. Opinia eksperta.

Polska gospodarka zwalnia. Od jakiegoś czasu mówi o tym ekonomiści. Kilka dni temu rządzący politycy...

AKTUALNOŚCI

Prezydent RP Andrzej Duda oficjalnie otworzył Dom Polski zorganizowany przez PZU i Pekao

Prezydent Andrzej Duda otworzył dziś oficjalnie Dom Polski w Davos. PZU i Pekao już po raz drugi zor...

Miało być źle, będzie jeszcze gorzej – zmiany w rozliczeniach firm

Minimalna pensja jest jeszcze wyższa niż planowano w 2019 roku, dodatkowy roczny koszt poniesiony pr...

Gdzie spodziewać się cyberzagrożeń w 2020 roku?

Najnowszy „2020 Threat Report” ukazuje przewidywania dotyczące zagrożeń czekających w cyberprzestrze...

PIT-11: idą zmiany!

Do końca stycznia pracodawcy mają czas na dostarczenie w formie elektronicznej PIT-11 do urzędu skar...

Nowa Normalność – obowiązkowa lektura na Nowy Rok

"Konwergencja sił społeczno-demograficznych, technologicznych, gospodarczych i środowiskowych przeks...

PZU sponsorem programu „The Voice Kids”. To tu rozbłysły gwiazdy Roksany Węgiel i Viki Gabor.

Firma PZU po raz trzeci została sponsorem popularnego telewizyjnego programu „The Voice Kids”, dzięk...

4,3 mld złotych – tyle wyda PKP Intercity. Idą wielkie inwestycje

Nowe i zmodernizowane elektryczne zespoły trakcyjne oraz lokomotywy, inwestycje w infrastrukturę czy...

Zakaz handlu w niedzielę coraz ostrzejszy. W tym roku już tylko w 7 niedziel zrobimy zakupy. Podaj

Najbliższa niedziala handlowa już 26 stycznia czyli jutro. W ten dzień wszystkie sklepy będą pracowa...

Szkoły przyszłości – jak technologia zmieni edukację? Czyli jak będą uczyły się nasze dzie

Postęp technologiczny zmienia przyzwyczajenia uczniów i nauczycieli. Już ponad 80% dzieci w wieku od...

Droga nad morze coraz szybsza. Trasa S7 rośnie w oczach.

Przybliżamy Trójmiasto do Warszawy dzięki trasie S7! Kierowcy podróżujący obecną DK7 pomiędzy Płońsk...