wtorek, Kwiecień 7, 2020
Facebook
Home Tagi Wpis otagowany "e-podpis"

e-podpis

mSzafir

KIR przyspieszył wdrożenie podpisu mSzafir w wersji umożliwiającej jednorazowe użycie. Podpis ten pozwala przez internet podpisywać dokumenty w formacie PDF – mają one taką samą moc jak podpisywane odręcznie. Dzięki porozumieniu PKO Banku Polskiego i KIR to rozwiązanie będzie dostępne dla klientów banku za darmo do końca kwietnia. 

Stan epidemii w Polsce wymaga specjalnych środków ostrożności, w tym ograniczania osobistych kontaktów. Większość relacji między firmami, obywatelami oraz administracją państwową przenosi się do Internetu. Wyzwaniem pozostaje jednak obieg dokumentów. Dlatego rozwiązaniem pozwalającym normalnie funkcjonować kwalifikowany podpis w chmurze mSzafir. Jest on równoważny podpisowi odręcznemu. KIR przyspieszył wdrożenie podpisu mSzafir w wersji umożliwiającej jednorazowe użycie, a dzięki porozumieniu KIR i PKO Banku Polskiego to rozwiązanie jest dostępne dla klientów banku bezpłatnie do końca kwietnia.

mSzafir – najnowsza technologia

mSzafir to elektroniczny podpis kwalifikowany. Wykorzystuje technologię chmurową, który pozwala podpisywać wszystkie umowy i pisma w wersji elektronicznej, w formacie PDF. Podpis ten umożliwia prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych w pełni zdalnie, bez wychodzenia z domu. Tak podpisany dokument ma identyczną moc prawną jak dokument podpisany odręcznie. Od 23 marca do końca kwietnia 2020 r., klienci PKO BP i Inteligo będą mogli skorzystać z podpisu mSzafir za darmo i online. Na podstawie tożsamości potwierdzonej przez bank, KIR wyda kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Jest on dostępny przez 15 minut, które klient będzie mógł wykorzystać do podpisania dokumentu w formacie PDF. Podpis można uzyskać online i złożyć z wykorzystaniem dowolnego urządzenia – komputera, tabletu lub smartfona. Niezależnie od miejsca, w którym się przebywa czy od pory dnia.

mSzafir dostępny wcześniej dzięki koronoawirusowi

– Wyjątkowa sytuacja epidemiologiczna wymaga od nas wszystkich ograniczania osobistych kontaktów, co utrudnia funkcjonowanie w każdym aspekcie – i prywatnym i profesjonalnym. W wielu dziedzinach gospodarki tryb pracy zdalnej staje się standardem. Aby ułatwić efektywne działanie w nowych okolicznościach zdecydowaliśmy się udostępnić mSzafir do jednorazowego wykorzystania bez żadnych opłat. Przed wydaniem certyfikatu „w chmurze” konieczne jest potwierdzenie tożsamości jego użytkownika. Teraz można to zrobić bez wychodzenia z domu, za pomocą zdalnej weryfikacji dostępnej w PKO Banku Polskim i Inteligo, ale prowadzimy intensywne prace, które pozwolą na udostępnienie usługi klientom kolejnych banków. – mówi Piotr Alicki, Prezes Zarządu KIR.

Zaawansowana technologia

– Zaawansowanie cyfrowych usług i procesów, charakterystyczne dla sektora bankowego, staje się coraz bardziej powszechne we wszystkich dziedzinach gospodarki. W tej chwili doświadczamy wymuszonego okolicznościami przyspieszenia w tym obszarze. Udostępnienie nieodpłatnej wersji podpisu elektronicznego w chmurze milionom naszych klientów jest konkretnym wkładem PKO Banku Polskiego, jako instytucji zaufania publicznego i największego banku w Polsce, w działania zarówno na rzecz cyfryzacji procesów jak i propagowania odpowiedzialnej postawy obywatelskiej w tym trudnym okresie. – mówi Zbigniew Jagiełło, prezes Zarządu PKO Banku Polskiego

Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir, jest zgodny z wymaganiami eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że może być wykorzystany w załatwianiu bieżących spraw (np. podpisanie umów, złożenie oświadczeń czy wniosków) bez wychodzenia z domu. W działalności małych i średnich firm oraz osób samozatrudnionych, e-podpis ułatwi realizację działań, które wymagają jednorazowego podpisania dokumentów (np. zamówień, umów lub aneksów do umów). Wykorzystanie mSzafir wesprze również wykonywanie pracy zdalnej, rozszerzając spektrum spraw, które można załatwić zdalnie.

Jak kupić mSzafir?

Można zrobić to w sklepie internetowym www.mSzafir.pl. W procesie zakupu wystarczy potwierdzić swoje dane logując się do bankowości internetowej iPKO lub Inteligo za pośrednictwem usługi e-Tożsamość. Kolejnym krokiem w drodze do uzyskania podpisu jest pobranie certyfikatu kwalifikowanego i podpisanie wybranego dokumentu PDF. Do każdego podpisu dołączany jest znacznik czasu, zapewniający długotrwałą wartość dowodową. Tak podpisany dokument jest równoważny z dokumentem podpisanym własnoręcznie. Taki plik można następnie przesłać mailem do dowolnej osoby, firmy lub urzędu.

materiał prasowy

Mikroprzedsiębiorcy z branży budowlanej mogą nieco odetchnąć – zwrot z tytułu VAT otrzymają nawet półtora miesiąca wcześniej niż pozostali podatnicy, o ile prześlą fiskusowi plik JPK_VAT. Jedyny możliwy sposób wysyłki tych plików nakłada na właściciela firmy obowiązek opatrywania ich podpisem elektronicznym.

Od początku tego roku przedsiębiorca, który w roli podwykonawcy świadczy określone usługi budowalne, nie otrzymuje od ich nabywcy kwoty VAT, co za tym idzie, nie odprowadza VAT do urzędu skarbowego. Jednocześnie jednak płaci VAT przy zakupach i ten VAT może nadal odliczać lub występować o jego zwrot.

Powyższa regulacja wynika z objęcia usług budowlanych z dniem 1 stycznia 2017 r. mechanizmem odwrotnego obciążenia. Niestety już pod koniec zeszłego roku, w momencie jej zapowiedzi, zgłaszano wątpliwości, które po wejściu w życie nowelizacji ustawy o VAT przerodziły się w realne problemy przedsiębiorców z branży budowlanej. Chodzi nie tylko o wątpliwości interpretacyjne (o których świadczy m.in. liczba wydanych interpretacji indywidualnych w kwestii odwrotnego obciążenia, poruszanych niedawno przez Tax Care), ale i zaburzenia płynności finansowej podwykonawców, zwłaszcza tych najmniejszych, dla których budowlanka to jedyne źródło utrzymania. Problem tkwi bowiem w tym, że taki przedsiębiorca nie otrzymuje VAT-u od kontrahentów, a równolegle może czekać aż dwa miesiące na zwrot VAT-u zapłaconego przez samego siebie.

VAT na koncie w ciągu 15 dni

Resort finansów podał ostatnio szczegóły nowego przywileju związanego z podatkiem od towarów i usług, jaki przygotował specjalnie i wyłącznie dla mikrofirm z branży budowlanej. Jak wynika z komunikatu zamieszczonego na stronie Ministerstwa Finansów, zwroty VAT zadeklarowane przez mikroprzedsiębiorców świadczących usługi budowlane urzędnicy mogą realizować szybciej, tj. nawet do 15 dni od wpływu deklaracji VAT (co do zasady mają na to do 60 dni lub 25 dni). Warunkiem jest, że taki mikroprzedsiębiorca wraz z deklaracją VAT przekaże fiskusowi plik JPK_VAT za okres, z którego wynika zwrot podatku.

Potrzebny podpis elektroniczny

Plik JPK_VAT zawiera ewidencję sprzedaży i zakupu VAT. Jego wygenerowanie nie wymaga zmiany sposobu, w jaki właściciel firmy prowadzi ewidencję VAT, ale konieczne jest sporządzenie go w określonym przez Ministerstwo Finansów schemacie oraz opatrzenie podpisem elektronicznym. Pliki JPK przekazuje się do urzędu skarbowego wyłącznie w wersji elektronicznej i wyłącznie po potwierdzeniu zawartych w nich danych, a takie potwierdzenie zapewnia e-podpis.

Na wygenerowanie, wysyłkę i podpisanie JPK_VAT pozwalają profesjonalne oprogramowania księgowe, z jakich korzystają biura rachunkowe. Jeśli przedsiębiorca przekazywałby JPK na własną rękę, musiałby pobrać oprogramowanie ze strony ministerstwa oraz nabyć płatny e-podpis albo udać się do urzędu po jego bezpłatną alternatywę.

Wysyłka JPK_VAT na własną rękę

Od 25 marca br. pliki JPK można podpisywać na dwa sposoby (wynika to ze zmienionego rozporządzenia ministra finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane, Dz.U. z 2017 r., poz. 632). Po pierwsze można to zrobić przy pomocy płatnego elektronicznego podpisu kwalifikowanego, którego bezpieczeństwo zapewnia wykupiony certyfikat (przykładowy koszt to ok. 360 zł/rok). Drugą opcją, wprowadzoną właśnie w marcu, jest skorzystanie z bezpłatnego e-podpisu – tzw. profilu zaufanego –  dostarczanego przez platformę ePUAP.

Samodzielne przygotowanie pliku JPK może chwilę potrwać. Aby stworzyć bezpłatny e-podpis, trzeba w pierwszej kolejności zarejestrować się na stronie www.pz.gov.pl. Następnym krokiem, na którym zaczynają się schody, jest potwierdzenie danych wpisanych we wniosku. Zakończyć proces online mogą bowiem tylko właściciele wybranych banków, konta w Envelo lub posiadacze… płatnego podpisu kwalifikowanego. Pozostali muszą potwierdzić wniosek osobiście w jednym z tzw. punktów potwierdzających. Z kolei narzędzie do stworzenia JPK_VAT oraz aplikacja do jego wysłania udostępnione są do pobrania na stronie www.mf.gov.pl w zakładce „Krajowa Administracja Skarbowa”, „Jednolity Plik Kontrolny”.

Marchewka na kiju

Przyspieszony zwrot VAT będzie możliwy tylko, gdy w ciągu wspomnianych 15 dni zostanie zweryfikowana jego prawidłowość. Niemniej jednak, jak się okazuje, resort finansów nie rzucił słów na wiatr, bo pracownicy izb administracji skarbowej informują, że faktycznie stosują nowy wariant zwrotu.

Z drugiej strony warto pamiętać, że przesyłanie przez mikroprzedsiębiorcę plików JPK_VAT jest obecnie dobrowolnie. Mikrofirmy będą zobowiązane wysyłać JPK_VAT dopiero od 1 stycznia 2018 r. Jak widać zatem, fiskus, pomagając właścicielom najdrobniejszych firm budowlanych, równocześnie pomógł sam sobie. Może bowiem na kilka miesięcy wcześniej dysponować niemałą ilością danych podatników – jak podawał resort finansów, za sam kwiecień 2017 r. organy podatkowe przyjęły w sumie około 10 tys. deklaracji VAT-7 z wykazaną kwotą do zwrotu w związku z zastosowaniem odwrotnego obciążenia na usługi budowlane.

 

 

Źródło: Tax Care

Zbliża się termin składania zeznań podatkowych przez firmy – niektóre należy złożyć już do końca stycznia. Dlatego właśnie przedsiębiorstwa zatrudniające więcej niż 5 osób powinny już teraz sprawdzić, czy posiadają ważny kwalifikowany certyfikat umożliwiający podpisanie deklaracji podatkowych podpisem elektronicznym.

Z raportu na temat stanu polskiej e-administracji pt. „E-administracja w Polsce na tle Unii Europejskiej” przygotowanego przez zespół ekspertów z Laboratorium Gospodarki Cyfrowej DELab Uniwersytetu Warszawskiego wynika, że Polacy wciąż niezbyt chętnie korzystają z usług publicznych oferowanych przez Internet. Zalewnie 31 proc. z nas w ciągu ostatniego roku kontaktowała się z jednostkami administracji za pośrednictwem narzędzi on-line innych niż e-mail. Jest to jeden z najsłabszych wyników w UE. Sytuację ma poprawić realizacja rządowego programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”, który zakłada, że w ciągu 5 lat połowa Polaków będzie załatwiała 80 proc. spraw urzędowych przez Internet. Pomimo wymagającego podniesienia poziomu polskiego „ucyfrowienia”, warto zwrócić uwagę na dane Ministerstwa Finansów, z których wynika, że w 2016 r. 46 proc. wszystkich zeznań podatkowych za poprzedni rok stanowiły deklaracje składane przez Internet. To dobry wynik, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że jeszcze trzy lata temu odsetek ten wyniósł zaledwie 25 proc.

Kto powinien składać e-deklaracje i do kiedy?

Obowiązek złożenia deklaracji podatkowych w formie elektronicznej dotyczy biur rachunkowych oraz wszystkich firm, które zatrudniają więcej niż 5 pracowników. Termin na przesłanie formularzy fiskusowi (tj. PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40) mija 28 lutego, jednak w przypadku niektórych deklaracji (PIT-4C oraz PIT-8AR) ostateczna data to 31 stycznia. Pozostałe firmy, czyli te zatrudniające do pięciu pracowników, mają wybór – mogą składać druki w formie papierowej bądź w trybie elektronicznym.

Co to jest podpis elektroniczny?

E-podpis to zbiór danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – W przypadku e-deklaracji urząd skarbowy, dzięki zastosowaniu podpisów elektronicznych w formularzach, może stwierdzić autentyczność przesłanych przez podatnika dokumentów – dodaje. – Pod względem skutków prawnych podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna – zaznacza E. Włodarczyk.

Warto podkreślić, że podpis elektroniczny jest dużo bardziej odporny na fałszerstwa niż ten składany odręcznie. Jest on przyporządkowany wyłącznie osobie składającej podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń (karta kryptograficzna) i danych.

E-podpis łatwo dostępny

Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Cyfryzacji, np. w Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir w KIR. W przypadku oferowanego przez KIR e-podpisu, klienci mają do dyspozycji sieć kilkunastu placówek firmy w całej Polsce oraz kilkuset współpracujących banków spółdzielczych, których adresy dostępne są na stronie  www.elektronicznypodpis.pl

Jak zamówić podpis elektroniczny? Zestawy w różnych konfiguracjach można zamówić on-line na stronie KIR. Wystarczy wypełnić zamówienie, wydrukować udostępnione dokumenty (umowę oraz zamówienie), opatrzyć je podpisem osoby upoważnionej, a następnie wysłać na adres wybranego oddziału KIR. Dokumenty możemy również wysłać w wersji elektronicznej, potwierdzonej bezpiecznym e-podpisem, na adres podany w podsumowaniu zamówienia. Zamówiony zestaw będzie przygotowany do odbioru w placówce wskazanej w zamówieniu.

www.kir.pl

 

Komunikacja z urzędami za pośrednictwem kanałów elektronicznych jest dziś pod względem prawnym równie skuteczna, jak kontakt osobisty i korespondencja papierowa. Jest to możliwe dzięki podpisowi elektronicznemu, weryfikowanemu za pomocą certyfikatu kwalifikowanego oraz profilowi zaufanemu na platformie ePUAP. Wiele wskazuje na to, że lista spraw urzędowych, które dzięki cyfrowym narzędziom załatwimy nie wychodząc z domu, będzie się systematycznie wydłużać. To trend szczególnie korzystny z perspektywy przedsiębiorcy.

Nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw[1], obowiązująca od 2014 r. sprawiła, że kontakt z administracją publiczną stał się znacznie łatwiejszy. Zmiany w prawie zwiększyły zakres dostępnych e-usług, dzięki czemu  właściciele firm i osoby prywatne mogą zaoszczędzić czas potrzebny na załatwianie spraw urzędowych. – Przedsiębiorcy mogą komunikować się z urzędem on-line za pomocą dwóch form uwierzytelniania:
e-podpisu, czyli bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym lub profilu zaufanego, zakładanego na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Każda z nich nosi szczególne cechy, dlatego warto wiedzieć, czym się różnią i kiedy można je stosować –
mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Profil zaufany

Profil zaufany to metoda uwierzytelnienia w systemach e-administracji, która pełni taką samą rolę, jak tradycyjny podpis na dokumencie papierowym. Korzystanie z tego narzędzia jest bezpłatne. Według danych Centrum Cyfrowej Administracji, w styczniu 2016 r. profil zaufany ePUAP miało ponad 582 tys. obywateli[2]. Aby móc założyć profil zaufany, należy najpierw zarejestrować konto użytkownika na portalu ePUAP. Następnie z tego konta trzeba wysłać wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego. Kolejnym etapem jest uwierzytelnienie go w jednym z urzędów, które oferują taką możliwość. Do urzędu musimy udać się osobiście i potwierdzić naszą tożsamość, legitymując się dowodem osobistym. Lista placówek, w których możemy to zrobić jest dostępna w systemie ePUAP. Po weryfikacji danych i potwierdzeniu tożsamości, konto założone na portalu ePUAP zyskuje status profilu zaufanego. Należy pamiętać, że co 3 lata trzeba go przedłużać. Profil zaufany służy również do logowania do innych systemów elektronicznej administracji, m.in. Platformy Usług Elektronicznych ZUS, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy Portalu Informacyjno-Usługowego Emp@tia.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny jest zbiorem danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika dzięki certyfikatowi kwalifikowanemu. Za pomocą tego narzędzia możemy podpisywać dokumenty w formie pdf, zapisane w programie Word, a także pliki graficzne. Jak wynika z ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny certyfikat jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej. – Należy zauważyć, że bezpieczny e-podpis praktycznie uniemożliwia fałszerstwo dokumentów. Każda wprowadzana zmiana wymaga autoryzacji i jest odnotowywana przez system weryfikacyjny. Dodatkowo, dokumentu opatrzonego e-podpisem nie można antydatować – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. – Takie dokumenty są znakowane czasem, czyli wiążą dany dokument z konkretną datą, poprzez wygenerowanie elektronicznego potwierdzenia przy użyciu metod kryptograficznych. Narzędzie to przede wszystkim gwarantuje bezpieczeństwo i poufność naszej korespondencji, ale również oszczędza czas i ułatwia przedsiębiorcom kontakty z urzędami – dodaje E. Włodarczyk.

Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego możemy zakupić wyłącznie u podmiotów akredytowanych przez państwo. Są one wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Obecnie certyfikaty kwalifikowane może wystawiać pięć firm. Wśród nich znajduje się KIR, instytucja infrastruktury polskiego sektora bankowego, która od 1994 r. oferuje usługi z zakresu podpisu elektronicznego Szafir.

„Odnowiony” certyfikat

Certyfikaty są wydawane na rok lub na dwa lata. Po tym czasie wymagają odnowienia. Jest to podyktowane kwestiami bezpieczeństwa, gdyż e-podpisem opatrujemy dokumenty zawierające dane wrażliwe – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. Obecnie dla wielu użytkowników podpisu elektronicznego przypada okres odnowień certyfikatów. Procedura ta jest prosta i można ją przejść w pełni on-line lub przesłać wypełniony formularz dokumentu zamówienia do jednego z centrów certyfikacji za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

Jeśli wybierzemy formę elektroniczną, to warto zaplanować cały proces z pewnym wyprzedzeniem, tj. zainicjować odnowienie minimum na 14 dni przed wygaśnięciem ważności aktualnie posiadanego certyfikatu. Jest to istotne, ponieważ ważny e-podpis jest potrzebny w kolejnych etapach procesu odnowienia. Po przesłaniu dokumentów – elektronicznych lub w formie papierowej, następnym krokiem jest aktywacja odnowienia certyfikatu kwalifikowanego – na rok lub dwa lata, w zależności od wybranej wersji. Po zakończeniu całego procesu, klient otrzymuje drogą e-mailową informację o certyfikacie gotowym do zapisania na swojej karcie.

Profil zaufany a bezpieczny e-podpis

Zarówno e-podpis, jak i profil zaufany są przydatne dla użytkownika, który chce skorzystać z usług e-administracji. Warto jednak pamiętać, że różnią się one między sobą zakresem możliwych zastosowań. Jak zauważa Elżbieta Włodarczyk, podstawową różnicą pomiędzy tymi dwoma narzędziami jest ich moc prawna. Bezpieczny podpis elektroniczny jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu. Natomiast profil zaufany jest poświadczeniem, działającym tylko w zakresie spraw załatwianych przez ePUAP. Dzięki określonej w ustawie o podpisie elektronicznym egzekucji prawnej, bezpieczny certyfikat ma szerokie zastosowanie również poza obszarem usług e-administracji. Możemy go stosować m.in. do wystawiania e-faktur, w relacjach z ZUS i urzędem skarbowym, do składania wniosków w KRS czy rejestracji baz danych w GIODO. Bezpiecznego e-podpisu potrzebujemy też np. do zawierania umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej, co nie jest możliwe z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP.

Z e-podpisu weryfikowanego przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego nie ma możliwości skorzystać osoba nieupoważniona. Dane są zapisywane na karcie przekazywanej bezpośrednio właścicielowi e-podpisu. Jest ona wyposażona w certyfikaty bezpieczeństwa, które gwarantują, że nikt inny poza posiadaczem, nie ma kopii jego danych. Dodatkowo dostęp do karty chroniony jest kodem PIN. Tak jak w przypadku karty płatniczej, kilkukrotne podanie błędnego PIN, trwale blokuje kartę. W przypadku zaufanego profilu, bezpieczeństwo związane z jego użytkowaniem w dużej mierze zależy od właściwej ochrony dostępu do skrzynki pocztowej jego posiadacza. Dlatego należy chronić dane logowania do naszej poczty i nie udostępniać ich osobie nieuprawnionej.

[1] http://dziennikustaw.gov.pl/du/2014/183/1

[2] http://www.cca.gov.pl/article,zakonczenie_projektu_epuap2,494.html – patrz: Statystyki ePUAP2 za 07 lutego 2016 r., s. 8

 

źródło: KIR

Od 1 stycznia 2015 r. większość polskich przedsiębiorców zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące zasad kontaktowania się z organami skarbowymi. Od tego momentu firmy zatrudniające powyżej 5 osób mają obowiązek przesyłania drogą elektroniczną formularzy i rozliczeń podatkowych, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dla przedsiębiorców to ostatni dzwonek na dostosowanie się do nowych przepisów. Pierwsze zeznania podatkowe będzie trzeba wysłać drogą elektroniczną już pod koniec stycznia.  

Z raportu na temat stanu realizacji europejskiej agendy cyfrowej przedstawionego w ostatnim czasie przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji[1] wynika, że tylko 11 proc. Polaków skorzystało w ubiegłym roku z usług e-administracji.  W Europie tę formę kontaktów z urzędami stosuje średnio co piąty mieszkaniec. Prymusem pod względem rozwoju elektronicznych usług administracji publicznej jest Estonia. Ten niewielki nadbałtycki kraj całkowicie zinformatyzował już m.in. swój system podatkowy. Wystarczy, że Estoński podatnik dostarczy do urzędu kompletne dane do zeznania podatkowego, a dedykowany system zajmuje się wyliczeniem kwoty podatku. Do poziomu rozwoju cyfrowego Estonii trudno Polsce dorównać, ale wprowadzone zmiany prawne umożliwiające elektroniczną komunikację z organami podatkowymi do duży krok na drodze poprawy informatyzacji polskiej administracji.

Dla kogo nowy obowiązek?

Od początku stycznia b.r. na firmy został nałożony obowiązek korzystania z elektronicznych kanałów do kontaktu z organami skarbowymi. Zmiany dotyczą następujących formularzy: informacji PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40. Czasu na wdrożenie zmian przez przedsiębiorców jest już niewiele, gdyż część tych dokumentów (PIT-4R, PIT-8AR, IFT-3/IFT-3R) będzie musiała zostać złożona do końca stycznia, a pozostałe w lutym. Obowiązek kontaktowania się z urzędami skarbowymi drogą elektroniczną będą musiały również biura rachunkowe. Zmiany nie dotyczą jedynie najmniejszych firm, które zatrudniają nie więcej niż 5 osób. Tacy przedsiębiorcy będą mogli nadal przekazywać dokumenty skarbowe w formie papierowej.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę, że wysłanie e-deklaracji jest związane z obowiązkiem posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Czym jest podpis elektroniczny? – To zbiór danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Pod względem skutków prawnych jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna – dodaje Elżbieta Włodarczyk.

Bezpieczny podpis elektroniczny to narzędzie o wiele mniej podatne na fałszerstwo niż podpis własnoręczny. Nieautoryzowane użycie e-podpisu jest znacznie trudniejsze niż w przypadku podpisu tradycyjnego. Dzięki znakowaniu czasem, tj. wygenerowaniu przy użyciu metod kryptograficznych elektronicznego potwierdzenia wiążącego dany dokument z datą, dokumentu z podpisem elektronicznym nie można antydatować, a każda zmiana w jego treści wymaga ponownej autoryzacji.

Skąd wziąć e-podpis?

Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne
w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Gospodarki, np. w Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir w KIR, który posiada sieć własnych placówek we wszystkich miastach wojewódzkich oraz w Koszalinie, jak również w bankach spółdzielczych współpracujących z KIR (adresy kilkuset placówek we wszystkich regionach kraju dostępne są na stronie elektronicznypodpis.pl).

Do posługiwania się certyfikowanym e-podpisem niezbędne jest posiadanie specjalnego zestawu umożliwiającego jego użytkowanie, który składa się z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego. Ważność certyfikatów uprawniających do składania podpisu elektronicznego jest ograniczona czasowo – najczęściej do roku lub dwóch. Po tym czasie konieczne jest ich odnowienie. – Aby zakupić taki zestaw, należy wypełnić odpowiedni formularz zamówienia dostępny w siedzibie naszej firmy lub na stronie internetowej określając, jakiego typu produkt chcielibyśmy otrzymać. Następnie pozostaje już tylko wizyta w jednej z regionalnych placówek KIR i odebranie zamówionego zestawu – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. – Natomiast jeśli już wcześniej korzystaliśmy z takiej aplikacji, procedura odnowienia certyfikatu jest prosta i można ją przejść w pełni online – dodaje E. Włodarczyk.

Jak to działa ?

W celu złożenia deklaracji podatkowych za pomocą interaktywnych formularzy opatrzonych elektronicznym podpisem należy dysponować komputerem z podłączonym czytnikiem kart kryptograficznych i włożoną do niego kartą z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo musimy mieć zainstalowane aktualne oprogramowanie Adobe Reader. Trzeba również pobrać ze strony e-deklaracje.gov.pl odpowiednią wtyczkę do obsługi programu Adobe Reader, a także – z tej samej strony – odpowiednie wzory formularzy interaktywnych.

Z korzyścią dla wszystkich

Nowe obowiązki nałożone na przedsiębiorców wymagają z ich strony pewnych dodatkowych aktywności i wydatków związanych z pozyskaniem e-podpisu. Jednak biorąc pod uwagę wymierne oszczędności wynikające z posługiwania się tym narzędziem, np. w postaci rezygnacji z przygotowywania papierowej dokumentacji, a tym samym redukcji kosztów zakupu papieru, kopert, opłat pocztowych, eksploatacji drukarek czy nakładów pracy, inwestycje poniesione na zakup zestawu do e-podpisu zwracają się dość szybko. – Poza tym z naszych doświadczeń wynika, że firmy komunikują się przy użyciu e-popisu nie tylko między sobą czy też z urzędami, ale także w wewnętrznych systemach obiegu dokumentów elektronicznych, co ma znaczy wpływ na optymalizację czasu i jakości pracy – dodaje Elżbieta Włodarczyk. Korzyści widoczne są także po stronie  administracji – nie bez znaczenia jest bowiem znaczne przyspieszenie procedury weryfikacji danych zawartych na formularzach podatkowych czy eliminacja błędów popełnianych przez urzędników przy ręcznym przepisywaniu danych do systemów informatycznych.

 

[1] Informację na temat stanu realizacji europejskiej agendy cyfrowej w Polsce przedstawił 5 listopada 2014 r. na posiedzeniu sejmowej Komisji innowacyjności i nowoczesnych technologii wiceminister Administracji i Cyfryzacji Roman Dmowski: http://www.pap.pl/palio/html.run _Instance=cms_www.pap.pl&_PageID=1&s=infopakiet&dz=kraj&idNewsComp=&filename=&idnews=186750&data=&status=biezace&_CheckSum=1600553267 

KIR

Eksperci

Oferty hipoteczne pozostają w mocy mimo koronawirusa

Oferty hipoteczne pozostają w mocy – wynika z ankiety wśród banków. Banki deklarują ponadto, że nie ...

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – czym jest?

Osoby fizyczne faktycznie sprawujące kontrolę nad spółką, nawet pośrednio, muszą zostać ujawnione na...

Dane makroekonomiczne – wolniejszy wzrost przy rosnących cenach

Styczniowe dane z polskiej gospodarki wpisały się w oczekiwania co do wolniejszego wzrostu w całym 2...

Startupy – czy mogą rozwijać się samodzielnie?

Jakie są potrzeby młodych, dynamicznie rozwijających się firm? Czy są w stanie rozwinąć się bez pomo...

Lokata 10 tysięcy to mniej niż 100 złotych odsetek!

98 złotych - tyle w ciągu roku zarobi ktoś, kto powierzył bankowi 10 tysięcy złotych zakładając prze...

AKTUALNOŚCI

Wybory prezydenckie: mało chętnych do pracy

Rawa Mazowiecka, Kędzierzyn-Koźle czy Sanok. To tylko przykłady miast, w których do urzędu nie wpłyn...

Zwolnienie z VAT-u produktów przekazanych jako darowizny

Zwolnienie ze stawki VAT-u produktów przekazanych jako darowizny to apel PIH. Polska Izba Handlu zwr...

Oszustwa „na koronawirusa” – ostrzeżenie Prezesa UOKiK

W czasie niepewności na rynkach finansowych ostrożnie podchodźmy do ofert dużego zysku bez ryzyka.Uw...

Tarcza Antykryzysowa weszła w życie

Ochrona zatrudnienia, zmniejszenie obciążeń i zachowanie płynności finansowej w firmach, to główne c...

Kwarantanna domowa – aplikacja od dziś obowiązkowa

Z obowiązkową kwarantanną domową wiąże się od dziś dodatkowy obowiązek – korzystanie z aplikacji Kwa...

Czy koronawirus wykończy płatności za pobraniem?

Liczba zakupów online opłacanych za pobraniem spadła o jedną czwartą w ciągu ostatniego miesiąca - w...

Polskie firmy wspierają się podczas pandemii koronawirusa!

Polskie firmy wspierają się podczas pandemii. Koronawirus paraliżuje funkcjonowanie społeczeństwa i ...

Kochański & Partners: bezpieczeństwo bez kompromisów

W Kochański & Partners od wielu lat udowadniamy, że innowacyjne rozwiązania i nowe technologie i...

Odmowa wypłaty odszkodowania – co zrobić

Odmowa wypłaty odszkodowania np. po wypadku komunikacyjnym nie jest wcale sytuacją niespotykaną. Zda...

Zwolnienie ze składek ZUS. Kto może na to liczyć?

Zwolnienie ze składek ZUS. Kto może na to liczyć? Zwolnienie ze składek ZUS to jedno z rozwiązań pro...