O ludzi i technologie trzeba dbać tak samo. Rozmowa z Dorotą Dublanką, dyrektorem zarządzającym i dyrektorem Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, o znaczeniu cyfryzacji w procesie dostosowywania się do zmian.
Ostatni rok w życiu każdej firmy był w jakiś sposób wyjątkowy. Przede wszystkim na każdym szczeblu zarządczym został zdominowany przez konieczność szybkiego reagowania na zmieniające się warunki związane z zagrożeniem pandemicznym. Czy mogłaby Pani podzielić się z nami swoimi doświadczeniami i obserwacjami z tego okresu?
Epidemiolodzy od wielu lat mówili o rosnącym zagrożeniu pandemią, ale nikt nie przewidział, jak bardzo wydarzenia z
początku 2020 r. zmienią nasz sposób funkcjonowania. Nowe okoliczności zaskoczyły nas wszystkich. Zetknęliśmy się z
bezprecedensowymi wyzwaniami, na które musieliśmy reagować natychmiast. Dla firm, przechodzących w przyspieszonym tempie na tryb pracy zdalnej, najważniejsze było zachowanie płynności wszystkich procesów wewnętrznych w ramach organizacji. Dlatego dla wielu przedsiębiorstw, także w przypadku KIR, zespoły HR były w tej sytuacji newralgicznymi miejscami. Odpowiadaliśmy za obszary związane z kluczowymi decyzjami dotyczącymi dalszego funkcjonowania firmy. Od zdalnego zarządzania zespołami i wprowadzania nowych zasad pracy. Przez dbanie o ochronę zdrowia pracowników i ich wellbeing, po raportowanie i nadzór nad efektywnością.
Doświadczenie, które stało się w tych okolicznościach naszym udziałem, mogło się jednak w wielu aspektach różnić od doświadczeń innych podmiotów na rynku. Warto podkreślić, że jako hub technologiczny KIR tworzy narzędzia cyfrowe i nimi zarządza. Projektując nasze rozwiązania, z zasady przewidujemy możliwość wystąpienia zdarzeń, które mogą wymagać szczególnego trybu działania. Po ogłoszeniu stanu pandemii w połowie marca uruchomiliśmy wcześniej przygotowane procedury i protokoły zachowania gwarantujące utrzymanie ciągłości funkcjonowania w różnych scenariuszach. To nam umożliwiło sprawne przejście na nowy model pracy: rozproszenie zespołów, wdrożenie trybu rotacyjnego i pracy zdalnej. Były to decyzje krytyczne, ponieważ gwarancja pełnej dostępności usług i zachowanie stabilności funkcjonowania infrastruktury KIR
jest naszym zobowiązaniem w stosunku do sektora, klientów i partnerów.
W jakim trybie funkcjonują teraz pracownicy KIR?
W różnych okresach i w zależności od specyfiki zadań wykonywanych w danym zespole wykorzystywaliśmy różne modele pracy. Rozproszenie zespołów w różnych lokalizacjach, zmienne schematy trybu rotacyjnego, pracę zdalną. Ponadto w każdym przypadku za kluczowe uznawaliśmy optymalne dopasowanie rozwiązania, które w równym stopniu miało zapewnić pracownikom bezpieczeństwo. A firmie stabilność operacyjną. Teraz działamy w trybie mieszanym. Część pracowników wróciła do biura, niektórzy pracują rotacyjnie, ale wiele osób nadal funkcjonuje w modelu home office. W siedzibie firmy wprowadziliśmy i na bieżąco aktualizujemy restrykcyjne procedury sanitarne, które mają gwarantować naszym zespołom komfort i bezpieczeństwo. Wszystkim pracownikom zapewniamy – okresowo uzupełniane – środki higieniczne/antyseptyczne, rękawiczki i maseczki, przyłbice.
Co było dla Pani priorytetem przy przejściu na nowy model pracy?
Kilka kwestii. Przede wszystkim zdrowie i bezpieczeństwo epidemiczne naszych pracowników. Także w aspekcie higieny psychicznej. Musieliśmy zapewnić komfort pracy w bezpiecznych warunkach, tak aby możliwie jak najbardziej zminimalizować stres i niepewność, którą wszyscy odczuwaliśmy w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa i lockdownem.
Po drugie, zmieniliśmy styl pracy, a przede wszystkim metody komunikacji między zespołami. Konieczne było opracowanie w pełni zdalnego sposobu przepływu informacji wewnątrz organizacji. Mowa tutaj o szeroko pojmowanej komunikacji. Od wprowadzenia regularnych spotkań online wszystkich pracowników firmy z zarządem, udostępnienie nowych narzędzi ułatwiających komunikację, przez zapewnienie szkoleń, po obrót dokumentów między zespołami. Nie mogliśmy dopuścić do tego, by pojawił się chaos. Mógłby on negatywnie wpłynąć na wykonywaną pracę, a co za tym idzie, ocenę naszej efektywności przez klientów czy partnerów biznesowych.
Po trzecie, bezpieczeństwo cyfrowe. Przejście na pracę zdalną tak dużego zespołu pracowników wiązało się z koniecznością
wzmocnienia cyberbezpieczeństwa i aktualizacją procedur zapewniających ochronę przepływu informacji oraz przeprowadzeniem dodatkowych szkoleń w tym zakresie.
Jakie zmiany w zarządzaniu zespołami, które pracują z domu, widać najwyraźniej?
Być może nie będzie to nadmiernie odkrywcze, ale w moim odczuciu kluczowe w nowych warunkach okazało się zaufa-nie.
W każdym aspekcie: zaufanie, które my jako kadra zarządzająca mamy do swoich pracowników, jak i to, którym darzy
nas zespół. Obie strony musiały dostosować się do nowych wyzwań i zapewnić sobie przestrzeń do przystosowania się do
niecodziennych okoliczności. Z jednej strony priorytetem było zachowanie ciągłości operacyjnej firmy, z drugiej – szybkie i
skuteczne reagowanie na potrzeby pracowników. W dziale HR musieliśmy starannie wyważyć te dwa cele. Wymagało to
kompleksowego monitoringu kondycji firmy na wielu poziomach – sprawdzaliśmy procesy biznesowe, sprzedażowe oraz te
związane z zarządzaniem kadrami, aby nasza wydajność była jak najwyższa. Uważam, że dział HR wspiera firmę najlepiej,
kiedy jest blisko pracowników, wsłuchuje się w to, co mówią i odpowiednio reaguje.
Dzięki temu efektywność, a także komfort wykonywanej pracy są na oczekiwanym poziomie. Przy okazji pracy zdalnej jeszcze intensywniej wsłuchiwaliśmy się w to, co mówią nasi pracownicy. Różnie radzimy sobie w warunkach domowej izolacji, a każda sytuacja wymagała indywidualnego podejścia. Musieliśmy bliżej poznać różnorodne i nierzadko złożone potrzeby naszych zespołów, bo trzymanie się znanych nam wcześniej schematów po prostu się nie sprawdzało. Niemałym wyzwaniem była organizacja
stanowisk pracy w domach, co dotyczyło nie tylko rodziców dzieci w wieku szkolnym. Konieczne było upewnienie się, że wszyscy nasi pracownicy mają odpowiednie warunki.
Czy wymagało to przeprowadzenia specjalnych szkoleń dla pracowników?
Nie, dla nas są to narzędzia dobrze znane. Podpis elektroniczny jest stosowany w codziennym funkcjonowaniu firmy
od lat. Spodziewam się, że w innych organizacjach adaptacja tych narzędzi też może przebiegać gładko, bo są to usługi proste w użyciu, a korzystanie z nich jest intuicyjne.
Zapraszamy do przeczytania całego artykułu: O ludzi i technologie trzeba dbać tak samo tutaj
Źródło: HR Personel&Zarządzanie
