Rozpoczynający się sezon urlopowy zarówno cieszy, jak i stresuje pracowników i pracodawców. Wszystko dlatego, że choć sam urlop jest przyjemnością, to jednak w tym okresie kluczowe staje się zarządzanie zastępstwami, a to wiąże się ze zwiększoną liczbą obowiązków. Dla pracodawcy dodatkowym źródłem stresu jest zorganizowanie pracy tak, aby zachować odpowiednią wydajność przy ograniczonych zasobach.
Według badań przeprowadzonych przez firmę Captivate Network, praca latem jest o 20 procent mniej wydajna w porównaniu z innymi porami roku. W tym czasie wskaźnik absencji rośnie o 19 proc., projekty trwają o 13 proc. dłużej, a pracownicy rozpraszają się o 45 proc. łatwiej. Jest to związane zarówno ze zwiększoną liczbą urlopów, jak i naturalnymi czynnikami wpływającymi na pracę. Jak zatem przygotować firmę na okres wakacyjny, by zniwelować jego negatywne efekty?
Stwórz plan urlopów
Pracodawcy, u których działa zakładowa organizacja związkowa, zobligowani są do tworzenia planu urlopów. Grafik ustalany jest przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Takie plany najczęściej ustalane są do końca roku poprzedzającego rok kalendarzowy dotyczący okresu urlopowego. Przedsiębiorcy prowadzący małe firmy, nie muszą tworzyć podobnych planów. Jednak przemyślany grafik dni wolnych pomoże zapanować nad organizacją w firmie, rozplanować pracę w okrojonym składzie, rozpisać ewentualne zastępstwa, a może nawet podjąć decyzję o zatrudnieniu pracownika tymczasowego.
Zadbaj o odpowiednią komunikację
Zarówno pracodawca jak i pracownik idący na urlop powinni wcześniej porozmawiać ze swoimi współpracownikami, by przygotować ich na przejęcie obowiązków oraz określić zakres ich zaangażowania w proces. Osoba, która wie, co należy do jej obowiązków, jak ma je wykonywać i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie. Pozwoli to zaoszczędzić czas na niepotrzebne tłumaczenia i rozwiązywanie problemów, wynikających z niewiedzy. Podczas takiej rozmowy pracodawca ma również szansę rozwiać wszelkie wątpliwości pracownika, co do zasadności przekazania mu dodatkowych obowiązków.
Zarządzaj procesami
Wyobraźmy sobie sytuację, w której wybieramy się na urlop i musimy przekazać swoje zadania oraz dać wybranym zastępcom dostęp do wyznaczonych obszarów. Taki proces zazwyczaj opierałby się na stworzeniu w Excelu listy zadań wraz z opisem ich aktualnego statusu, hasłami dostępu do wybranych systemów i obszarów, kontaktami do ewentualnych klientów, partnerów lub podwykonawców oraz rozesłania tej listy na skrzynki mailowe współpracowników zaangażowanych w proces. Rzadko kiedy czasu jest wystarczająco dużo, by przed urlopem przekazać wszystko wystarczająco skrupulatnie. W efekcie w trakcie urlopu odszukujemy i przesyłamy naszym zastępcom korespondencję, nadajemy im brakujące uprawnienia, dosyłamy raporty, tłumaczymy co należy następnie zrobić i komu przekazać właściwe informacje. Cierpią na tym w równej mierze efektywność procesu i jakość wypoczynku. Właściwe zarządzanie procesami w firmie pozwoli uniknąć podobnych sytuacji oraz przygotuje pracowników na pełne przejęcie obowiązków.
Korzystaj z dostępnych narzędzi
Z pomocą przychodzą systemy informatyczne, a w szczególności platformy klasy Business Process Management. Pozwalają one zautomatyzować i przyspieszyć procesy w przedsiębiorstwie, a jednocześnie umożliwiają łatwą ewidencję i delegowanie zadań w przypadku urlopu. Przykładem takiej platformy jest oprogramowanie WEBCON BPS. Pozwala ono szybko tworzyć dedykowane aplikacje i obiegi dokumentów, które zadbają o prawidłowy przebieg procesów w firmie i właściwą koordynację działań poszczególnych członków zespołu. Jak to się jednak ma do okresu wakacyjnego?
Po pierwsze, dzięki wbudowanym w systemy BPM silnikom zastępstw, zadania urlopowanych osób zostaną automatycznie przekierowane do właściwych zastępców. Po drugie, nowoczesne systemy BPM w jednym miejscu (np. na ekranie przeglądarki, tabletu lub telefonu) udostępnią zastępcy wszystkie istotne informacje o czekającym go zadaniu oraz wszystkie powiązane z nim informacje – aktualny status i historię działań, powiązane formularze, dokumenty i korespondencję oraz przydatne raporty. Dzięki temu bez zbędnych wyjaśnień, będzie w stanie skutecznie nas zastąpić. Po trzecie, po powrocie z urlopu szybko zorientujemy się w aktualnym statusie i podjętych działaniach, i płynnie powrócimy do naszych obowiązków.
To właśnie płynność działań – nie tylko w okresie urlopowym – jest jednym z powodów, dla których coraz większa ilość polskich firm decyduje się zainwestować w rozwiązania klasy BPM i dzięki nim usprawniać kolejne procesy biznesowe za pomocą kolejnych obiegów zadań i dokumentów. Zanim jednak stworzymy w BPMS aplikacje wspomagające negocjacje umów, akceptacje kosztów czy rozliczenia delegacji, zacznijmy od obsługi wniosków urlopowych…
