Wybór dobrego systemu do księgowania i fakturowania nie jest łatwy, ponieważ na rynku oferta tego typu programów jest szeroka. Czym różnią się najpopularniejsze systemy on-line i jakie funkcje oferują?
Prowadzenie własnej firmy to nie tylko duży stres, ogromna ilość obowiązków, ale także konieczność zmierzenia się z kwestiami księgowo-podatkowymi. Część przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych, ale wielu z nich woli ograniczyć koszty lub chce zachować pełną kontrolę nad rozliczeniami. W takiej sytuacji optymalnym rozwiązaniem może być skorzystanie z dostępnego w Internecie programu do księgowania i fakturowania, takiego jak Systim, wFirma, iFirma, Szybka Faktura lub BizIn. Czym te aplikacje różnią się od siebie?
Szybka Faktura
Jeden z pierwszych serwisów na rynku polskim oferujących wystawianie faktur online, z czasem został wyposażony w dodatkowe funkcjonalności. Szybka Faktura dostępna jest w trzech wariantach. Podstawowy umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów sprzedażowych z własnym logo firmy (np. faktura VAT i jej korekta, faktury zaliczkowe, proforma, marża, faktura w walucie obcej, kontrola stanu płatności) i zakupowych, tworzenie bazy kontrahentów i pobieranie ich danych bezpośrednio z GUS, a także tworzenie bazy towarów i usług. Dodatkowo można korzystać z archiwum dokumentów i raportów.
Pakiet Magazyn dodatkowo pozwala także na łatwe sprawdzanie stanów magazynowych oraz wystawianie dokumentów związanych z gospodarką magazynową (np. WZ, PZ, RW itd.). Dzięki temu wariantowi, otrzymujemy również dostęp do procesów inwentaryzacyjnych.
W Pakiecie Pełnym dochodzi możliwość korzystania z samodzielnej księgowości dla przedsiębiorców rozliczających się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dużym ułatwieniem jest również możliwość prowadzenia listy płac oraz kart pracowników, a także korzystanie z funkcji amortyzacji środków trwałych i rozliczanie kilometrówek pracowników.
Możliwości programu można testować za darmo (w „okrojonej” wersji).
BizIn
Więcej możliwości oferuje BIzIn. Tutaj również do dyspozycji mamy trzy pakiety, a związane z nimi funkcjonalności pogrupowane zostały w moduły. Pierwszy z nich – Dokumenty Przychodowe – to m. in. szeroki wachlarz faktur dostępnych w pakietach Basic, Standard i Premium. Jednak w planie podstawowym brakuje faktur zaliczkowych i faktur w języku obcym. W wersjach Basic i Standard nie można automatycznie wystawiać dokumentów cyklicznych.
Ciekawie prezentuje się moduł Rejestr Pomocniczy. Wiele funkcji dostępnych jest już od najniższego pakietu, jak np. rejestr kontrahentów, kontrola poprawności numeru NIP, historia korespondencji wysyłanej do kontrahenta. Jednak tworzenie własnego rejestru usług możliwe jest dopiero od Pakietu Standard. Podobnie jest z rejestrem kosztów prowadzenia działalności (np. dokumenty kosztowe i ich grupowanie według własnych kategorii), ze środkami trwałymi, z tworzeniem i obsługą zamówień, a także z obsługą gospodarki magazynowej. Wszystkie te funkcje niedostępne są w planie Basic. W przypadku modułu Analizy, wskazane jest wykupienie najwyższego pakietu Premium, ponieważ w niższych planach dostępna jest jedynie analiza sprzedaży i zakupów według kontrahentów. Nie ma natomiast możliwości dokonywania analizy miesięcznej i rocznej czy tworzenia zestawienia analitycznego przychodów i kosztów. W najwyższym pakiecie można dodatkowo dokonywać importu kontrahentów i stanów magazynowych.
Bezpłatne konto można testować przez 90 dni.
iFirma
Ciekawie prezentuje się oferta serwisu iFirma, który oferuje wiele możliwości dla małej i średniej firmy w obszarze fakturowania i księgowania. Podobnie jak u konkurencji, tutaj również mamy do dyspozycji trzy warianty. W Pakiecie Darmowym nie ma jednak dostępu do księgowości, za to jest możliwość wystawiania wszystkich rodzajów faktur i rachunków, a także korzystania z własnych szablonów. Za darmo można także korzystać z modułu CRM (np. z listy kontrahentów, kalendarza zadań, windykacji, przygotowywania ofert oraz wystawiania dokumentów pracowniczych), a także z programu magazynowego (obejmuje on zarządzanie gospodarką magazynową, tworzenie raportów i wystawianie dokumentów magazynowych. Dodatkowo można liczyć na bezpłatne wsparcie techniczne (telefon, chat, e-mail).
W pakiecie Księgowość Internetowa, oprócz wymienionych wcześniej funkcjonalności, otrzymujemy również rozbudowane wsparcie prowadzenia dokumentacji księgowej, łącznie z obsługą remanentów, rozliczaniem pracowników, a do tego można wygodnie prowadzić analizę finansową. Pakiet ten jest darmowy przez 90 dni. W najwyższej i zarazem najdroższej opcji możemy uzyskać pełne wsparcie biura rachunkowego, które będzie nas również reprezentowało przed ZUS i US.
wFirma
Na tle programów prezentowanych wyżej, wFirma wyróżnia się bardzo dużymi możliwościami i opcjami – mamy tu do wyboru cztery pakiety. W najtańszej opcji – Pakiecie Początkowym – otrzymujemy program do fakturowania, a system można podłączyć do drukarki fiskalnej i generować paragony fiskalne. Można tu wybierać pomiędzy różnymi szablonami faktur, a także wystawiać dokumenty dwujęzyczne. W najniższym pakiecie dostajemy także CRM z dostępem do bazy GUS (przydatne przy tworzeniu bazy klientów), do tego rozbudowany terminarz oraz możliwość tworzenia zadań dla poszczególnych pracowników i windykację.
Wyższy pakiet – Podstawowy – posiada dodatkowo system magazynowy, który umożliwia kontrolę i optymalizację stanów magazynowych, tworzenie zamówień do dostawców, obsługę rezerwacji od klientów, a także analizę zakupu produktów.
Księgowość otrzymujemy dopiero w Pakiecie Optymalnym, za to jest bardzo rozbudowana – od wystawiania dokumentów księgowych i wysyłania e-deklaracji, po zagadnienia kadrowo-płacowe. Dodatkowo możemy korzystać z usług doradcy księgowego. Co ciekawe, w tej opcji nie ma dostępu do systemu magazynowego. Wszystkie funkcje dostępne są dopiero w najwyższym Pakiecie Rozbudowanym.
wFirma oferuje testowanie kont za darmo przez 30 dni.
Systim
Systim to najbardziej rozbudowany spośród opisywanych programów. Przede wszystkim otrzymujemy do dyspozycji aż 5 różnych pakietów, dzięki czemu można w większym stopniu dopasować odpowiedni wariant do potrzeb konkretnej firmy.
Pakiet bezpłatny dostępny jest przez rok dla nowych firm lub do momentu przekroczenia przez firmę obrotu w wysokości 60 tys. zł. Wariant ten umożliwia bezpłatne testowanie większości funkcji, takich jak wystawianie faktur (szablony są w pełni edytowalne), płatności, tworzenie zamówień od klientów i do dostawców, ewidencja środków trwałych i ich amortyzacja. Do tego otrzymujemy system magazynowy, rozbudowany CRM, ewidencję czasu pracy, przebieg pojazdów, windykację, rozbudowaną księgowość (KPiR, ryczałt) oraz system kadrowo-płacowy. Bez problemu można eksportować dane do Płatnika (ZUS) lub integrować Systim z innymi programami.
Oferta Systim jest dość elastyczna, dlatego, jeśli jest taka potrzeba, możemy również wybrać sam pakiet do fakturowania lub opcję Faktury i Magazyn. Jeśli zdecydujemy się na pakiet Magazyn i Księgowość, dodatkowo otrzymamy szyfrowane połączenie SSL, możliwość podłączenia drukarek fiskalnych, integrację z Allegro, możliwość wystawiania i rozliczania delegacji. Jednak w tej opcji nie ma funkcji kadrowo-płacowych. Te otrzymamy dodatkowo w najwyższym pakiecie – Księgowość i Płace.
Podsumowanie
Jak widać, możliwości programów do fakturowania i księgowania mocno się między sobą różnią. Wybór odpowiedniego systemu powinien jednak uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby firmy, ale również możliwość rozbudowy obecnych opcji o nowe funkcje w przyszłości. Gdy firma rozwinie się, sprawdzą się systemy najbardziej elastyczne.
