mBank – ikona mobilności przełącza się na Skype dla firm.
mBank to nie tylko trzeci największy bank w Polsce, ale także innowator, który od początku przeciera szlaki dla nowych technologii i trendów na rynku usług finansowych. Chcąc usprawnić komunikację wewnętrzną w rozproszonej strukturze, bank postawił kolejny krok w kierunku mobilności, wdrażając rozwiązanie Microsoft Skype dla firm. W ciągu czterech miesięcy narzędzie stało się jednym z najczęściej wykorzystywanych kanałów komunikacji. Z komunikatora korzysta 4,5 tysiąca użytkowników, którzy przez pierwszych kilka miesięcy zrealizowali łącznie 11,5 tysiąca wideokonferencji i przesyłali ponad 7 milionów wiadomości.
Stale rosnące wymagania klientów sprawiają, że pracownicy różnych departamentów i oddziałów muszą się sprawnie komunikować. Wraz z rozwojem mBanku, dotychczasowe metody wymiany informacji wewnętrznej pochłaniały coraz więcej czasu i kosztów. Niezbędne okazało się więc wprowadzenie nowego rozwiązania: wygodnego i nowoczesnego narzędzia, które nie tylko usprawni pracę, ale także przyniesie redukcję nakładów finansowych, czasu i pracy.
Workplace 2.0
Wdrożenie rozwiązania Skype to część szerszego projektu – Workplace 2.0, czyli szeregu działań ułatwiających pracownikom codzienne funkcjonowanie w złożonej organizacji.
Bank przed wprowadzeniem nowego narzędzia poinformował pracowników, że „już niedługo komunikacja w mBanku będzie dziecinnie prosta”. O sukcesie projektu zadecydowało też wcześniejsze udostępnienie pracownikom sprzętu niezbędnego do korzystania ze wszystkich funkcji komunikatora – kamerek i mikrofonów oraz fakt, że osoby zatrudnione we wszystkich lokalizacjach banku – Warszawie, Łodzi, Pradze i Bratysławie oraz oddziałach i biurach korporacyjnych w całej Polsce zaczęły korzystać ze Skype w tym samym momencie.
„Przy tak licznej i złożonej strukturze organizacji, wprowadzenie prostego i przyjaznego użytkownikom narzędzia było nie lada wyzwaniem. Na wszystkie te potrzeby odpowiada platforma komunikacyjna Microsoft Skype dla firm. Dzięki niemu, do kontaktowania się wewnątrz organizacji nie jest już niezbędny telefon, a nowoczesny czat coraz częściej wypiera maile, zwłaszcza przy krótkich wiadomościach. Ułatwia to codzienną pracę i pozwala zaoszczędzić bardzo cenny dla każdego zasób – czas.” – mówi Jarosław Mastalerz, wiceprezes mBanku ds. operacji i informatyki.
Stosowane dotychczas komunikatory zostały zastąpione przez nowoczesne środowisko do komunikacji – Skype dla firm. Dzięki rozwiązaniu firmy Microsoft, każdy pracownik może nie tylko błyskawicznie porozumiewać się z innymi, ale także sprawdzić czy osoba pracująca w dowolnej innej lokalizacji banku jest aktualnie dostępna, odeszła 5 minut temu od komputera czy może uczestniczy w spotkaniu. Skype jest bowiem zintegrowany z pocztą Outlook, z której korzystają pracownicy mBanku, a informacje z kalendarza automatycznie pobierane są do komunikatora. Ale to nie wszystkie jego zalety. Platforma umożliwia też zorganizowanie wirtualnego spotkania, na które można zaprosić do 250 użytkowników. Co więcej, w trakcie rozmowy mogą oni nie tylko wyświetlać prezentacje, współdzielić pulpit komputera i znajdujące się na nim dokumenty, ale również zaznaczać na nich istotne rzeczy lub tworzyć wykresy, które w czasie rzeczywistym pojawiają się na ekranach wszystkich uczestników. Dzięki możliwości nagrania spotkania osoby, które nie mogły wziąć w nim udziału, otrzymają dostęp do wszystkich prezentowanych treści. Dodatkowo komunikator wyposażony jest w funkcję automatycznego zapisu rozmów, dzięki czemu pracownicy mogą wrócić do nich w każdej chwili.
Sprawna komunikacja w rozproszonej strukturze
Łącznie wdrożenie systemu objęło 6 tysięcy członków zespołu mBanku w Polsce, Czechach i na Słowacji.
„Skype’owe” wideo pomogło w przełamaniu barier geograficznych. Z czasem stało się również jednym z narzędzi wspomagających dzielenie się wiedzą – to dzięki niemu nasi pracownicy mogą uczestniczyć w spotkaniach z najlepszymi ekspertami w danej dziedzinie z kraju i ze świata, które odbywają się w Łodzi czy Warszawie, bez konieczności czasochłonnej delegacji. Skype znacznie ułatwia współpracę i zwykłą codzienną interakcję” – tłumaczy Paulina Rutkowska, dyrektor Departamentu Rozwoju Pracowników i Kultury Organizacji mBanku.
Statystyki adaptacji pokazują wyraźnie, że już w kilka miesięcy po wdrożeniu, rozwiązanie stało się jednym z najczęściej wykorzystywanych kanałów komunikacji w mBanku. 4,5 tysiąca unikalnych użytkowników korzysta codziennie z nowego komunikatora. Przez cztery miesiące zrealizowano łącznie 11,5 tysiąca wideokonferencji i przesyłano 7 milionów wiadomości. Pracownicy mBanku zorganizowali już także 14,5 tysiąca wirtualnych spotkań.
„Korzyści z wprowadzenia nowego rozwiązania pojawiły się od razu: usprawniliśmy komunikację i zyskaliśmy maksymalną mobilność pracowników, jednocześnie oszczędzając ich czas. W dłuższej perspektywie ważne są też względy finansowe. Znacząco ograniczyliśmy koszty podróży służbowych i połączeń komórkowych”. – dodaje Jarosław Mastalerz.
