Czy wiesz, że istnieją sytuacje, w których możesz ponieść solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe Twojego kontrahenta? To wystarczający powód, dla którego warto wziąć pod lupę obecnych i potencjalnych partnerów. Zobacz, jak ich zweryfikować, aby uniknąć ewentualnych problemów z fiskusem.
Współpraca z kontrahentami a podatki: o czym należy pamiętać?
Płacenie podatków od dochodów to dla przedsiębiorców „oczywista oczywistość”. I choć polskie przepisy nie należą do najprostszych, opanowanie rozliczeń jest możliwe – zwłaszcza przy wsparciu dobrego eksperta księgowego. Sęk jednak w tym, że w świetle tzw. „uszczelniania VAT-u” prowadzonego przez rząd, należy z jeszcze większą uwagą podchodzić również do działań kontrahentów. Wystarczy przelew pieniędzy za fakturę na niewłaściwe konto partnera, aby narazić się na poważne konsekwencje prawne i finansowe!
Biała lista VAT, czyli sprawdź kontrahenta, aby nie żałować
Tak zwana biała lista VAT jest rejestrem, do którego warto zajrzeć zarówno przed rozpoczęciem współpracy z danym podmiotem, jak już w jej trakcie – przed dokonaniem przelewu. W tym spisie znajdują się bowiem kluczowe informacje. Jakie?
- Po pierwsze, możesz tu zweryfikować, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako płatnik VAT i od kiedy. Dowiesz się też, jeśli potencjalnemu partnerowi odmówiono wpisania do rejestru i dlaczego. Sprawdzisz też jego podstawowe dane – np. nr REGON, KRS (dla spółek prawa handlowego), adres siedziby, dane reprezentantów podmiotu, NIP itp.
- Po drugie, znajdziesz w nim numery rachunków bankowych zgłoszonych do rozliczeń firmowych szefowi Krajowej Administracji Skarbowych i potwierdzone w STIR (Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej). To te same konta, które zostały podane w zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Ta ostatnia kwestia jest niezwykle istotna.
Numer konta na białej liście VAT ma znaczenie!
Numer rachunku w banku lub SKOK-u podany przez firmę to ten, na którym powinna ona prowadzić wszelkie rozliczenia związane z prowadzoną działalnością. To na niego muszą trafiać np. zapłaty za faktury i z niego powinny być regulowane podatki. Jest to istotne, ponieważ zarejestrowanie konta pozwala zwiększyć nadzór nad przepływami finansowymi w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie – stanowi prewencję wyłudzeń skarbowych.
Jakie to ma znaczenie z perspektywy współpracy z przyszłym lub obecnym kontrahentem? Takie, że numer konta, na które dokonywana jest płatność za transakcję, powinien być zgodny z tym na białej liście VAT. Jeśli tak nie jest – warto szybko zareagować, aby uchronić się przed ewentualnymi problemami.
Co grozi za przekazanie płatności na numer spoza białej listy VAT?
W teorii można pomyśleć, że skoro przelewasz środki na konto, które wskazał Ci kontrahent, nie ponosisz odpowiedzialności za ich dalsze rozliczenie z fiskusem. Jak się jednak okazuje, nie do końca. Zgodnie z aktualnymi przepisami, jeżeli wysokość transakcji przeprowadzonej na koncie spoza rejestru przekroczy 15 000 zł, z konsekwencjami mierzy się także wpłacający.
Może to doprowadzić przede wszystkim do konieczności poniesienia solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta. Stanie się tak, jeśli ten nie zapłaci VAT-u od przeprowadzonej z Tobą tą drogą transakcji.
To nie koniec! Kolejną sankcją jest brak możliwości zaliczenia kwoty wpłaconej na nieprawidłowy rachunek na poczet kosztów uzyskania przychodu.
Jest jednak dobra wiadomość: jeśli w ciągu 7 dni od dokonania wadliwej transakcji zgłosisz ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta, nastąpi zwolnienie Cię od negatywnych konsekwencji tego faktu.
Jak bezpiecznie dokonać przelewu na konto kontrahenta?
Warto zachować szczególną ostrożność przy finalizacji transakcji z partnerem biznesowym. Jak zadbać o swoje bezpieczeństwo? Istotne jest przede wszystkim sprawdzenie numeru rachunku kontrahenta w dniu wykonania przelewu – te dane są aktualizowane każdego dnia roboczego i mogą się zmieniać.
Gdy zaś okaże się, że są tam podane inne dane niż na fakturze, warto to od razu wyjaśnić z partnerem – być może zapomniał on dokonać aktualizacji w bazie STIR lub jego bank nie przekazał tej informacji automatycznie. Pewne jest jedno: nie dokonuj opłaty, zanim informacje na białej liście VAT nie będą zgodne z danymi na fakturze. To pozwoli Ci uniknąć ewentualnych kłopotów.
Pamiętaj też, że potencjalnego kontrahenta możesz kompleksowo sprawdzić, zamawiając raport o nim. Jest dostępny np. w ramach współpracy z BIG InfoMonitor. To rozwiązanie wybierane jest przez coraz większe grono przedsiębiorców, którym zależy na rozsądnym zarządzaniem ryzykiem biznesowym i zachowaniu płynności finansowej.
