niedziela, Czerwiec 24, 2018
Facebook
Home Tagi Wpis otagowany "spotkania biznesowe"

spotkania biznesowe

Trudno wyobrazić sobie dziś pracę bez spotkań. Niestety wiele z nich jest nie do zniesienia. Trudno się dziwić, że większość ludzi ich nienawidzi. Z czego wynika ten problem? Sens spotkań leży w dyskusji. A jednak podczas większości zebrań brakuje autentycznej debaty. Aby usprawnić prowadzone przez siebie spotkania lub uratować te, na które cię zapraszają, skoncentruj się na ożywieniu dyskusji.

Zacznij od pytania, a nie opinii
Jedno ze spotkań, na które zostałem zaproszony jako doradca, szef rozpoczął od stwierdzenia: „Uważam, że powinniśmy zrobić X, chciałbym poznać wasze opinie”. Następnie zapytał wszystkie osoby o zdanie. Wszyscy obecni podnieśli rękę w akceptacji, nikt nie zgłosił jakichkolwiek zastrzeżeń.

Jeśli zależy ci na autentycznej dyskusji, zacznij od pytania. Dlaczego?

Po pierwsze, formułuje ono problem, który ma być poddany dyskusji. Jeśli problem jest zbyt ogólny, rozmowa będzie się toczyć o wszystkim i o niczym – jeśli jest zanadto zawężony, ograniczy to możliwości. Dlatego zastanów się nad najlepszym pytaniem. Zadbaj, aby nie było sugerujące, przez co nie będzie wpływać na odpowiedzi.
Po drugie, pytanie sygnalizuje, że zależy ci na autentycznej, a nie tylko udawanej debacie.
Po trzecie, zaprasza do wypowiedzi osoby mające odmienne opinie.

Pomóż wypowiedzieć się osobom małomównym – nie pozwól, aby osoby gadatliwe zdominowały rozmowę.

Nawet jeśli zadajesz dobre pytania, wiele osób będzie się powstrzymywać przed wypowiedzią. Niektóre, ponieważ się boją, szczególnie osoby nowo zatrudnione lub na niższych stanowiskach. Inne, ponieważ obawiają się konsekwencji. Jeszcze inne ze względów politycznych. Introwertycy nie lubią dyskomfortu, jaki odczuwają podczas twardej, burzliwej dyskusji, prowadzonej podniesionym głosem. Wiele z tych osób ma coś ważnego do powiedzenia.

Aby ich wciągnąć w rozmowę, postaraj się ich „rozgrzać” przed spotkaniem. Tak robił jeden z najbardziej skutecznych respondentów w moim badaniu:

Czasami rozmawiam z uczestnikami przed spotkaniem, mówiąc: „Słuchaj, będziemy mieli to spotkanie. Wiem, że masz określone zdanie, i bardzo ważne jest, aby usłyszeli je inni, dlatego zależy mi, żebyś podzielił się nim z grupą”.

Okaż następnie wsparcie takiej osobie („Dziękuję za twój ważny głos w tej sprawie”). Lepiej zachęcać ludzi do wypowiedzi podczas dyskusji grupowych niż podczas indywidualnych spotkań. Kiedy zachęcasz innych do wypowiedzi podczas spotkań, możesz skorzystać ze zbiorowej mądrości całej grupy, dzięki czemu uczestnicy mogą się wzajemnie odwoływać do komentarzy i pomysłów innych osób oraz je rozwijać.

Zadbaj, aby uczestnicy mogli bezpiecznie podejmować ryzyko – nie daj rządzić rekinom

Stwórz atmosferę bezpieczeństwa psychicznego, którą profesor z Harvardu Amy Edmondson nazywa „klimatem, w którym ludzie ze swobodą wypowiadają swoje przemyślenia i odczucia związane z pracą”. W moim badaniu prawie jedna piąta uczestników (19%) potrafiła tworzyć taki klimat. Jak pokazują dane, osoby, które osiągały wysoki wynik w tym względzie, były bardziej efektywne (korelacja wynosiła 0,63; idealna korelacja wynosiłaby 1,0, a losowa – 0).
Aby stworzyć taki klimat, sam służ przykładem („Pozwólcie, że zaproponuję pomysł, z którym wiąże się ryzyko…”), wspieraj osoby, które podejmują próby („Naprawdę dziękuję za twoje sugestie”), nie dopuszczaj osób, które wyśmiewają innych („Nie chcę tu słyszeć takiego języka…”).

Przyjmij przekorną postawę

Kiedy w HBS prowadziłem zajęcia poświęcone restrukturyzacji American Express, odwiedził nas ówczesny prezes firmy Harvey Golub. Wyjaśnił, że często prezentuje przekorne opinie. Kiedy spotkanie dotyczy np. podniesienia ceny za usługę, zabiera głos i pyta, czy nie należałoby obniżyć ceny. Zmusza podwładnych do przygotowania naprawdę solidnych argumentów na poparcie swoich tez.

Jeden z najbardziej efektywnych uczestników mojego badania korzystał z podobnej taktyki, aby sprowokować reakcję:

Czasami rzucam śmieszną odpowiedź – okazuje się, że inni zabierają wtedy głos i mówią: „To w ogóle nie ma sensu”.

Można też poprosić współpracownika, aby odegrał rolę adwokata diabła, prosząc go, aby dla dyskusji przyjął przeciwstawne stanowisko. Zadbaj jednak, aby przedstawiona została odmienna opinia.

Zweryfikuj trzy podstawowe założenia

Podczas niesławnej inwazji w Zatoce Świń, podczas której ekipa prezydenta John F. Kennedy’ego zdecydowała się na próbę ataku na Kubę, jego zespół nie potrafił zweryfikować podstawowego założenia – tego, że inwazja ok. 1400 kubańskich uchodźców doprowadzi do powszechnego powstania przeciwko reżimowi Castro. Prezydent Kennedy mógł zrezygnować z realizacji tego chybionego planu, gdyby wiedział, na jakich chwiejnych podstawach się on opierał.

Aby uniknąć podobnych katastrof, śledź założenia z podobną uwagą, z jaką prokurator przygląda się przestępcy: samodzielnienie szczegółowo przeanalizuj problem, zaangażuj do tego innych ekspertów oraz zleć drobiazgowe zbadanie sprawy twojemu zespołowi. Jeden z menedżerów w naszym badaniu zawsze zadawał swojemu zespołowi jedno trudne pytanie: na czym polegają nasze główne założenia i jakie dane mogą wykazać ich błędność?

 

 

Źródło: hbrp.pl

Co zrobić, aby nasze zdenerwowanie nie zaważyło na losach ważnej rozmowy handlowej? Czy można opanować nerwy na spotkaniu rekrutacyjnym? Jak zapanować nad emocjami podczas egzaminu? Eksperci z GoldenLine podpowiadają, jak pokonać stres w istotnych momentach naszego życia.

Stres może popsuć każde ważne dla nas spotkanie. Im większy ma ono wpływ na nasze życie, tym większe są emocje i trudniej nad nimi zapanować. Oto 5 rad ekspertów z GoldenLine, które pomogą opanować stres.

  1. Zredukowanie bez walki

Stres z jednej strony dopinguje nasze działanie w wielu sytuacjach – z drugiej może przyczynić się do porażki w takim działaniu. Podczas ważnych dla nas wydarzeń życiowych, takich jak rozmowa kwalifikacyjna, negocjacje handlowe czy egzaminy, stres ma prawo się pojawić. Nawet osoby doświadczone w takich sytuacjach nie zawsze są w stanie nad nim zapanować. Nie powinno się jednak mówić o stresie w kategoriach walki z nim, gdyż jest on naturalną reakcją organizmu. Można natomiast próbować go redukować. Co zatem powinniśmy robić? Na początku musimy uświadomić sobie, że w czasie ważnego dla nas spotkania zaczynamy czuć się niepewnie i często wątpić we własne umiejętności.  Zaakceptowanie tego jest podstawowym krokiem, który pomoże nam uwierzyć w siebie, a tym samym poczuć się lepiej. Warto wspomnieć tutaj o praktyce zwanej STOP – autorstwa dr Elishy Goldstein. STOP jest akronimem składającym się z kolejnych części: S – stań, T – teraz weź oddech, O – obserwuj, P – pójdź dalej. Technika ta pomaga radzić sobie z nerwami i napięciem. Co więcej, jest naprawdę prosta w zastosowaniu. Koncentracja na oddechu i wrażeniach z ciała oraz chwilowe zatrzymanie się pozwala aktywować układ parasympatyczny odpowiedzialny przede wszystkim za odczuwanie relaksu. Z tej metody można skorzystać nie tylko przed spotkaniem, ale również w jego trakcie.

  1. Przygotowanie wpływa na zestresowanie

Mniejsze obawy przed spotkaniem będziemy mieć wówczas, kiedy się do niego dobrze przygotujemy. Rozeznanie w temacie, obszarach zainteresowań klienta, działalności pracodawcy, itd., będzie miało duży wpływ na nasz stan psychiczny i pewność siebie podczas spotkania. Poza tym warto ustalić, co jest dla nas ważne i jakie są cele spotkania. Skupmy się na swoich mocnych stronach. Przypomnijmy sobie sukcesy i przykłady, które potwierdzą nasze kwalifikacje.

  1. Pozytywne nastawienie

Wiara w zwycięstwo to część sukcesu. Lepiej więc iść na spotkanie z przekonaniem o możliwości jego odniesienia. Jest to o wiele bardziej budujące i napawające nadzieją niż przekonanie, że może się nie udać. Pozytywne myślenie pomaga także rozładować stres. Warto wcześniej wyobrazić sobie nasze zwycięstwo i sytuację, w której je osiągniemy. Jest to technika często stosowana przez aktorów, prelegentów, sprzedawców czy sportowców. Na spotkanie warto też przyjść trochę wcześniej, aby oswoić się z otoczeniem. Unikajmy spóźnienia, które może wywołać w nas dodatkowe negatywne emocje.

  1. Aktywność i wypoczynek

Idealnym sposobem na stres jest aktywność fizyczna. Spacer na miejsce spotkania może zmniejszyć nasze zdenerwowanie. Podczas trwania przyjemnego wysiłku fizycznego organizm wytwarza hormony szczęścia, czyli tzw. endorfiny, które wyzwalają uczucie przyjemności i odprężenia. Co więcej – ruch wpływa na pracę mózgu, wspomaga proces koncentracji i naszą kreatywność. Warto też przed takim ważnym spotkaniem wypocząć, np. dobrze się wyspać.

  1. Prawidłowe oddychanie

Istotnym czynnikiem podczas próby ukojenia nerwów może okazać się prawidłowy oddech. Płytki oddech nie tylko towarzyszy stresowi, ale dodatkowo go potęguje. Tego rodzaju oddychanie to dla naszego mózgu sygnał, że coś jest nie tak. Kiedy organizm odczuwa zdenerwowanie, zaczyna wyłączać podstawowe funkcje, za które odpowiedzialny jest mózg, takie jak m.in. myślenie. Tym, czego potrzebujemy w takiej sytuacji, jest oddychanie przeponowe, które stosujemy np. przy spalaniu pożywienia i produkcji energii.

Każdy z nas może mieć też własne metody walki ze stresem. Znamy w końcu samych siebie najlepiej. Warto jednak, podczas ważnych sytuacji życiowych, skorzystać z powyższych metod. W wielu sytuacjach mogą okazać się pomocne przy redukcji stresu.

 

GoldenLine

Eksperci

Ludwiczak: Majowe spowolnienie na rynku mieszkaniowym

Odczyty makroekonomiczne za maj 2018 r. można by uznać za bardzo dobre, gdyby nie spowolnienie na ry...

Przasnyski: Stopy procentowe niskie, ale kredyty drożeją

Rada Polityki Pieniężnej od ponad trzech lat utrzymuje stopy procentowe na rekordowo niskim poziomie...

Sawicki: Nowy tydzień, nowe szanse

Ubiegły tydzień inwestorzy zaczynali we wręcz szampańskich nastrojach, ale kończyli go w minorowych....

Lipka: Znów fatalne wieści dla frankowiczów

Za szwajcarską walutę trzeba płacić już ok. 3,70 zł, to ponad 20 gr więcej niż jeszcze miesiąc temu....

Bugaj: Pogarszające się inwestycyjne warunki

Po względnie stabilnym kwietniu drugi tydzień maja przyniósł dość zaskakującą poprawę koniunktury, k...

AKTUALNOŚCI

Tak wygląda home-office w Unii Europejskiej

Jak informuje nas Eurostat, praca z domu nie jest jeszcze popularna w Unii Europejskiej. Z home-offi...

Uwaga na fałszywe e-maile o zwrocie podatku

Ministerstwo Finansów ostrzega przed fałszywymi e-mailami z informacją o „zwrocie podatku". Wiadomoś...

Split payment od 1 lipca – czy będą problemy z płynnością?

Split payment wchodzi w życie dla wszystkich firm w Polsce, obligatoryjnie dla dużych od 1 lipca br....

62% firm z sektora MSP finansuje rozwój ze środków własnych

Jak wynika z raportu prezentowanego dziś podczas konferencji prasowej ZPP pt. „Finansowanie biznesu ...