piątek, Maj 25, 2018
Facebook
Home Tagi Wpis otagowany "planowanie pracy"

planowanie pracy

Pierwsze dni stycznia to dobry moment na zaplanowanie swoich działań – nie tylko w życiu prywatnym, ale także zawodowym. Sama lista TO-DO to jednak za mało. Jak podaje serwis IDoneThis, ponad 40 proc. zapisanych tam zadań nie zostaje nigdy zrealizowanych. 

Początek nowego roku sprzyja tworzeniu planów na kolejne 365 dni. Jeśli jednak po kilku dniach stycznia dostrzegasz, że Ty lub Twoi pracownicy macie problemy z realizacją planów związanych z pracą w firmie, czas na interwencję.

Problem 1. Uleganie mitowi, że lista TO-DO jest receptą na sukces.

 Choć lista TO-DO to proste i przydatne narzędzie, ma jednak poważną słabość: bardzo łatwo wpisywać na nią kolejne punkty, niezależnie od tego, czy jesteśmy w stanie je zrealizować. Jednocześnie ciągle łudzimy się, że któregoś dnia odhaczymy wszystkie pozycje na liście. Moment ten jednak nie następuje. Potwierdzają to uczestnicy symulacji biznesowych poświęconych efektywności. Z badania Coaching Center na zlecenie CzteryP wynika, że 46 proc. zadań z ich list TO-DO nigdy nie zostało zrealizowanych.

Jeśli zależy Ci na skuteczności, zamień listę TO-DO na kalendarz. Ponadto za każdym razem należy oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania. Dzięki temu możesz zapanować  nad swoim tygodniem i mieć kontrolę nad upływającym czasem. Ważna jest również spójność zadań – aby osiągnąć ten stan, trzeba jasno ustalić pożądany efekt działań.

Problem 2. Brak pracy z celami.

Mimo że większość zatrudnionych zdaje sobie sprawę z konieczności określania celów, często pomijamy ten etap. Z obserwacji eksperta CzteryP wynika, że bardzo łatwo ulec pokusie szybkiego planowania działań, by jak najszybciej przejść do etapu ich realizacji. Jeżeli jednak nie ustalisz celu, nie osiągniesz też satysfakcjonującego efektu.

Jeśli nie masz pewności, jak skutecznie wyznaczać cele, możesz wykorzystać metodę EnISMARTER. Nazwa ta jest akronimem 9 angielskich słów określających cechy, którymi powinien charakteryzować się cel. Musi on być angażujący (Engagement) i zależny od Twoich działań (Impact). Ważne jest również, by jednoznacznie sformułować swoje dążenia (Specific). Cel powinien być mierzalny (Measurable) i ambitny (Ambitious), ale zarazem realistyczny (Realistic) – inaczej podjęte działanie nie będzie mieć sensu. Jeśli zapiszemy go w kalendarzu, możemy być pewni, że będzie określony czasowo (Time-bound) i dobrze udokumentowany (Recorded). Ostatni krok polega na tym, by zadbać o atrakcyjność celu (Exciting) – tak, by jego realizacja stanowiła ciekawe wyzwanie.

Problem 3. Wystarczy, że wiem co mam robić – nie muszę tego szczególnie planować.

Samo ustalenie celu jeszcze nie gwarantuje jego osiągnięcia. Aby tego dokonać, musimy zaplanować działania, które doprowadzą nas do realizacji założonego efektu. Planowanie pozwala organizować pracę tak, aby była jak najbardziej efektywna. Do planowania działań można wykorzystać np. metodę Kurta Vonneguta, która należy do grupy technik tzw. planowania wstecznego. „Wykorzystując tę metodę, przestawiamy się na myślenie o celu, który jest w centrum naszej uwagi oraz na sposobach zmierzających do jego osiągnięcia. Już na starcie mamy zatem wizję efektu końcowego, dzięki czemu łatwiej nam wyobrazić sobie kolejne kroki potrzebne do jego realizacji i łatwiej nam przystąpić do tworzenia konkretnego planu działań” – radzi Jarosław Pudełek z firmy CzteryP.

Trzeba też pamiętać o tym, by wystrzegać się przekleństwa dwóch kalendarzy: firmowego i osobistego. Niezależnie od klasyfikacji, wszystkie zajęcia zajmują ten sam dzień. Masz dwa kalendarze, ale tylko jedną dobę – lepiej od początku nie komplikować sobie życia.

Problem 4. Każde zaplanowane zadanie jest najważniejsze.

Inna trudność pojawia się, kiedy wszystkie zaplanowane zadania wydają się wymagać natychmiastowego działania. W efekcie poświęcamy im więcej czasu niż planowaliśmy i odkładamy w czasie bardziej złożone czynności. Tymczasem, jak zauważył Dwight Eisenhower, w przypadku zadań do realizacji „to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, które służą rozwojowi firmy w długim okresie, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania. Z tego powodu nie wydają się one pilne. W uświadomieniu sobie, jakie zadania są jednocześnie pilne i ważne, pomaga tzw. macierz Eisenhowera, dzięki której uporządkujesz wykonywane w firmie czynności, dzieląc je na grupy według wspomnianych dwóch kryteriów.

Problem 5. Przekleństwo nadmiernej perfekcji.

Zamiast tracić czas na rozpamiętywanie błędów, skieruj swój zapał na szybkie reagowanie na niedociągnięcia oraz na wyciąganie wniosków. Kontrola i doskonalenie są bardzo ważnymi elementami w procesie osiągania celów. Każdego dnia warto stawiać sobie pytania, dzięki którym możemy zapanować nad realizacją założonego wcześniej planu. Jakie wyniki zostały osiągnięte? Co nie zostało załatwione i dlaczego? Na co został zmarnotrawiony czas? Jak podkreśla ekspert CzteryP, rzetelna analiza pomoże stworzyć bardziej skuteczny plan w przyszłości.

Możemy mieć najlepszy nawet plan, wyznaczone zadania, które mają nas doprowadzić do upragnionego celu, jednakże bez ciągłej jego weryfikacji i doskonalenia nie osiągniemy założonych efektów. Ważne jest zatem, aby na każdym etapie dążenia do celu trzymać rękę na pulsie.

 

 

 

 

Autor: Jarosław Pudełek z firmy CzteryP.

Organizacja przewozów jest niezwykle złożonym procesem. Składa się na nią cały szereg czynności, takich jak m.in. przyjęcie zlecenia od klienta, zaplanowanie trasy przewozu, uzgodnienie wartości transportu. To bardzo trudny proces wymagający dużej odpowiedzialności. Na szczęście jest taka firmy jak Konsalnet, która oferuje systemy zapewniające bezpieczeństwo transportu, takie jak monitoring pojazdów gps — kontrola i rozliczanie realizacji zadań, śledzenie pojazdów, kontrola paliwa oraz raporty stylu jazdy.

Poznaj 6 korzyści i oszczędności wynikające ze współpracy z Konsalnet.

Rozliczanie paliwa

Przede wszystkim dotyczą rozliczania paliwa. Jest to możliwe dzięki temu, że Konsalet udostępnia pełną informację na jego temat poprzez integrację z magistralą CAN (zużycie paliwa przez silnik), monitorowanie poziomu paliwa w zbiornikach z dokładnością nawet 1% (stosują sondy poziomu paliwa uznanych i sprawdzonych producentów) i import danych o tankowaniach z kart paliwowych.

Rozliczenie czasu pracy kierowców

Dzięki systemowi DDD jest możliwe pobieranie plików DDD z kart kierowcy i tachografów cyfrowych. Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza czas i pieniądze.

Optymalizacja tras

Odbywa się poprzez analizę raportów przebytych tras, historię przebiegów i dane zawarte w systemie mapowym.

Kontrola przebiegów

Możliwość rozliczania kosztów tras na podstawie przejechanego dystansu. Dane są czytane z magistrali CAN pojazdu bądź uzyskiwanie na bazie systemu GPS. Ten system umożliwia również uzyskanie raportu „jazdy bez licznika”.

Planowanie pracy

Planowanie zadań poprzez monitoring pojazdów Konsalnet GPS System jest szybkie i łatwe. Umożliwia import listy punktów — stref i obszarów ze źródeł zewnętrznych. Kontrola realizacji zadań handlowców, serwisantów i innych pracowników firmy polega na analizie porównawczej zaplanowanych punktów z danymi zebranymi przez system lokalizacji pojazdów GPS.

Wyznaczanie stref i korytarzy przejazdu

Umożliwia kontrolę prawidłowość wykonywania zadań i użytkowania pojazdów, na podstawie zdefiniowanych stref i korytarzy przejazdu. Natomiast monitoring pojazdów Konsalnet GPS automatycznie powiadomi wybranych użytkowników, o każdym wjeździe lub wyjeździe z obszaru określonego w systemie.

 

 

Więcej na konsalnet.pl

 

 

 

 

Na strukturę zatrudnienia we współczesnych organizacjach składają się obecnie trzy pokolenia pracowników – przedstawiciele generacji baby boomers, pokolenie X, Y, Z. Jak zarządzać zespołem wielopokoleniowym?

Jednym z problemów, z jakimi borykają się szczególnie duże przedsiębiorstwa jest zarządzanie wiekiem. Pracownicy reprezentujący różne pokolenia wymagają indywidualnego podejścia. Jak zarządzać wielopokoleniową grupą, by każdemu zapewnić wsparcie, na które zasługuje? Jakie mają potrzeby i czym kierują się pracownicy z poszczególnych pokoleń?

W HR-owej nomenklaturze wyróżnia się kilka pokoleń, takich jak baby boomers, pokolenie X, pokolenie Y czy pokolenie Z. Każde z nich, ze względu na moment urodzenia, warunki dorastania i możliwości edukacji ma swoje charakterystyczne cechy, które determinują również to, jakimi są pracownikami. Dla jednych ważna jest stabilizacja i poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy, inni w swoich zawodowych wyborach kierują się własnym rozwojem, potrzebą kreatywnej pracy i ciągłego odkrywania czegoś nowego.

Słuchaj, wspieraj i dbaj

Każdy menedżer wie, że nie lada wyzwaniem jest zarządzanie wiekowo zróżnicowaną grupą. Celem jest umiejętna maksymalizacja wielu zróżnicowanych umiejętności poszczególnych pokoleń w kierunku osiągania jak najwyższej wydajności, która przełoży się na sukcesy firmy. Jeśli jesteś szefem wielopokoleniowego zespołu, poza zwykłym zarządzaniem pracą ludzi czeka Cię zarządzanie różnicami, jakie między nimi występują. Bardzo często będziesz musiał wykazać się ogromną cierpliwością i pomysłowością, jednak warto się postarać, ponieważ nagrodą jest zgrany zespół o zróżnicowanym doświadczeniu, który może osiągać pod Twoim okiem ogromne sukcesy – mówi Małgorzata Majewska, ekspert portalu monsterpolska.pl. Co zatem robić by osiągnąć sukces w zarządzaniu pracownikami z różnych pokoleń? Na co zwracać uwagę?

  1. Elastyczność. Panująca w zespole różnorodność jest jego ogromnym atutem. Dlatego warto ją doceniać, ale też zwracać uwagę na indywidualne potrzeby każdego pokolenia i do nich dostosowywać swoje działania.
  2. Wspieranie kultury wzajemnego szacunku. Współpraca i współdziałanie to podstawa sukcesu każdego zespołu. Jeśli różnice wiekowe między pracownikami są znaczące warto je podkreślać i wspierać. Mocne strony poszczególnych członków zespołu stanowią siłę całej grupy, a odpowiednio podkreślane będą działały na jej korzyść i wzrost efektywności.
  3. Umiejętne budowanie zespołów. Jeśli w firmie pracują osoby w różnym wieku, o różnym doświadczeniu, umiejętnościach i poglądach, ale posiadające kompetencje w zakresie jednego działu, warto łączyć je w zespoły. Takie teamy potrafią osiągać zaskakujące efekty.
  4. Wykorzystanie wymiany wiedzy. Młodzi od starszych, bardziej doświadczonych pracowników, mogą nauczyć się wiele o firmie i funkcjonowaniu instytucji. Wychowani w dobie komunikacji za pomocą ekranów mogą także szlifować komunikację bezpośrednią. Doświadczeni pracownicy natomiast, od młodszych kolegów mogą uczyć się np. korzystania z nowych technologii. Zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym. Wymiana wiedzy, spostrzeżeń i doświadczeń może przynieść bardzo dobre rezultaty.
  5. Elastyczne metody pracy. Elastyczność w zarządzaniu wielopokoleniowym zespołem pracowników dotyczy nie tylko umiejętnego manewrowania między ich umiejętnościami i dostosowywania ich do odpowiednich projektów. To także odpowiadanie na specyficzne potrzeby pokoleń w zakresie sposobu wykonywania pracy. Młodzi ludzie cenią sobie niezależność, możliwość pracy z domu. Jeśli tylko dane stanowisko stwarza takie możliwości, warto im na to pozwolić. Starsi pracownicy mogą z kolei nie zgadzać się na pracę po godzinach. Dlatego dobre planowanie pracy, tak aby zadania mogły zostać wykonane między 9, a 17 to podstawa. Takie podejście sprawia, że wzrastają morale i wydajność pracowników. Powoduje także, że firma staje się atrakcyjniejsza dla potencjalnych pracowników z pokolenia Y, dzięki dbaniu i odpowiadaniu na potrzeby, szanowanie niezależności i okazywanie zaufania.
  6. Dbanie o zaspokajanie potrzeb uczenia się i rozwoju. Jedna rzecz pozostaje taka sama we wszystkich pokoleniach: pracownicy w każdym wieku szukają coraz to nowych możliwości, by się uczyć i rozwijać. Szczególnie dziś. Młodszy personel bez “genu” lojalności, który posiadają starsi pracownicy, szybko ucieknie, jeśli poczuje, że nie stawia mu się wyzwań, nie może się rozwijać i nie jest doceniany. Dlatego firmy zaczynają przykładać coraz większą wagę do programów szkoleniowych, możliwości czerpania wiedzy od innych pracowników czy zespołów.

Źródło: Infor

Eksperci

Lipka: Znów fatalne wieści dla frankowiczów

Za szwajcarską walutę trzeba płacić już ok. 3,70 zł, to ponad 20 gr więcej niż jeszcze miesiąc temu....

Bugaj: Pogarszające się inwestycyjne warunki

Po względnie stabilnym kwietniu drugi tydzień maja przyniósł dość zaskakującą poprawę koniunktury, k...

Przasnyski: Płacowa zadyszka. Górnicy, handlowcy, lekarze i budowlańcy mogą się jednak cieszyć

W pierwszym kwartale 2018 roku tempo wzrostu wynagrodzeń nieznacznie spadło. To prawdopodobnie jedyn...

Dzień Wolności Hipotecznej: od dziś nie pracujesz już na kredyt

128 dni zajęło w bieżącym roku zarabianie na 12 rat kredytu hipotecznego – wynika z szacunków Open F...

Moryc: Wyższa kwota wolna od podatku w Wielkiej Brytanii i nowe progi podatkowe

Początek kwietnia to w brytyjskim systemie podatkowym czas, od którego obowiązują nowe ustalenia pod...

AKTUALNOŚCI

Czy rynek nieruchomości znów doprowadzi do kryzysu?

W ciągu ostatnich 12 miesięcy na sześciu głównych rynkach nieruchomości w kraju cena metra kwadratow...

Przez 5 ostatnich lat zadłużenie Polaków wzrosło niemal dwukrotnie

Z roku na rok wzrasta wartość zaległości Polaków. Jak wynika z najnowszych danych Grupy KRUK łączne ...

Dzień Matki: na prezenty wydamy przynajmniej 750 milionów złotych

Na przeciętny upominek dla mamy Polacy wydają w bieżącym roku 67 złotych - wynika z danych zebranych...

Niespokojnie na rynku walutowym

Po kilku dniach spokoju i próbie wyhamowania aprecjacji dolara nadchodzi najważniejszy tym tygodniu ...

Ponad 27 miliardów złotych zostało w portfelach Polaków

Od ponad trzech lat Rada Polityki Pieniężnej utrzymuje stopy procentowe na najniższych poziomach w h...