Home Innowacje Systemy ECM pomagają w obiegu dokumentów i archiwizacji treści

Systemy ECM pomagają w obiegu dokumentów i archiwizacji treści

62 proc. firm już inwestuje lub w najbliższym czasie chce zainwestować w realizację strategii zarządzania treściami w przedsiębiorstwie (ECM) – wynika z ankiety przeprowadzonej wśród uczestników targów IT Future Expo, jednej z najbardziej prestiżowych tego typu imprez w Polsce. Zdaniem badanych, systemy ECM mogą pomóc m.in. w obiegu dokumentów czy archiwizacji treści.

Jak wynika z raportu, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wdrożenie przemyślanej strategii dotyczącej ECM. W przyszłym roku 14 proc. firm zamierza przeprowadzić inwestycje w tym zakresie, a 24 proc. chce zrobić to w kolejnych latach. Kolejne 24 proc. przedstawicieli firm biorących udział w badaniu zadeklarowało, że ich przedsiębiorstwa już realizują taką strategię.

Uczestników konferencji zapytano także do czego służą systemy ECM. Według 23 proc. jest to przede wszystkim silnik procesów (BPM), gwarantujący realizację obiegu dokumentów. 16 proc. stwierdziło, że jest to archiwum plików, zapewniające autoryzowany dostęp do treści, a 14 proc. – OCR, czyli system do zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne. Kolejne 16 proc. ankietowanych oceniło, że ECM to mechanizmy automatycznej klasyfikacji treści, a 17 proc., że taki system służy do pełnotekstowego wyszukiwania zawartości plików. 14 proc. badanych stwierdziło, że systemy do zarządzania treścią służą do kontrolowania udostępnianych dokumentów i danych podmiotom zewnętrznym.

Zdaniem połowy ankietowanych zakres ECM obejmuje tylko jeden obszar. Co czwarty badany (24 proc.) wskazał dwa obszary, 7 proc. – trzy, 6 proc. – cztery, a 3 proc. – pięć. Zdaniem 7 proc. badanych ECM obejmuje pełny zakres usług.

– Dobry system ECM powinien zapewniać firmom pełną obsługę treści – komentuje wyniki ankiety Marcin Somla, dyrektor SER Group w Polsce. – Nie chodzi wyłącznie o przechowywanie albo udostępnianie dokumentów, lecz także np. ich automatyczne katalogowanie, przyznawanie pracownikom różnego poziomu dostępu albo możliwość ustawienia reguł dotyczących poszczególnych kategorii treści – wymienia.

Jak podkreśla Marcin Somla, wydajny system ECM i towarzysząca mu strategia może przynieść firmie konkretne korzyści biznesowe, od poprawy obsługi klienta zaczynając przez możliwość łatwiejszej analityki działań aż po zapewnienie pełnej zgodności z regulacjami prawnymi, dotyczącymi przetwarzania lub przechowywania danych.

– Dlatego tak ważna jest skalowalność i modułowość systemu ECM. Pozwala to przystosować go do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa – mówi Marcin Somla.

 

Źródło: Materiały prasowe firmy