Home Finanse Lepsze kontrolowanie wydatków dzięki kartom płatniczym

Lepsze kontrolowanie wydatków dzięki kartom płatniczym

Fundacja Polska Bezgotówkowa aktywnie rozwija rynek płatności bezgotówkowych, finansując nowoczesne terminale płatnicze u detalistów, którzy do tej pory nie przyjmowali bezgotówkowych instrumentów płatniczych (w tym kart płatniczych). Już ponad 10 tysięcy przedsiębiorców uczestniczy w Programie Polska Bezgotówkowa, dając klientom szanse na dokonanie tego typu płatności w swoim punkcie usługowo-handlowym.

Zachęcamy również przedsiębiorców oraz instytucje publiczne do aktywnego korzystania z kart przez ich pracowników w celu dokonywania płatności za wydatki służbowe. Wbrew bowiem obiegowym opiniom, bezgotówkowe instrumenty płatności pozwalają na efektywną kontrolę wydatków danej instytucji.

Warto pamiętać, że dokonywanie płatności kartą nie generuje samo w sobie żadnych ryzyk w zakresie gospodarki finansowej firmy lub organizacji. Ewentualne nieporozumienia mogą wynikać z braku precyzyjnych zasad wydatkowania pieniędzy ustanowionych przez danego przedsiębiorcę lub organizację. Niezależnie od technicznej formy płatności, mogą one wystąpić zarówno przy rozliczaniu wydatków dokonanych kartą, gotówką, jak i przelewem.

Jednak dla kogoś obserwującego proces płatniczy „z boku” karta płatnicza to synonim nieograniczonych możliwości konsumpcyjnych. Wystarczy mieć kartę a strumień pieniędzy płynie w dowolnym natężeniu na dowolny cel. Nic bardziej mylnego! Karta pozwala pracodawcy ściśle kontrolować nie tylko kwoty, ale także przeznaczenie wydatkowanych środków, a właściwie opracowane procedury wewnętrzne minimalizują ryzyko nadużyć.

Aby uniknąć nadmiernych wydatków służbowymi kartami płatniczymi warto stosować kilka prostych zasad:

  1. Pracodawca jak i posiadacz karty (pracownik) powinien dokładnie zapoznać się z zasadami i warunkami prowadzenia rachunku płatniczego.
  2. Należy precyzyjnie określić wysokość salda i ewentualnego limitu kredytowego dla karty oraz zapoznać się z kosztami przekraczania tego limitu.
  3. W regulacjach wewnętrznych danej organizacji warto szczegółowo określić sposoby wydatkowania środków przy użyciu karty płatniczej, ustalając jednorazowe lub miesięczne limity oraz typy dozwolonych transakcji.
  4. Posiadacz karty jak i pracodawca powinni dokonywać okresowych analiz wydatków na podstawie wyciągów i ich zgodności z przyjętymi zasadami

Przestrzeganie tych zasad pozwoli w pełni docenić zalety stosowania kart płatniczych dla wydatków służbowych – ich wygodę, bezpieczeństwo i racjonalność.