Home Polecane Jak zarządzać czasem w pracy według reguły Pareto?

Jak zarządzać czasem w pracy według reguły Pareto?

Czas w pracy raz płynie wolniej, raz szybciej. Jedno jest pewne, nikt z nas raczej nie zastanawia się na tym, ile czasu poświęcamy na dany projekt, zadanie, mini sprawę „do załatwienia”. Czasu jednak nie kupimy i jeśli wykorzystamy go w pełni, możemy osiągnąć duży sukces. Wielu pracowników wykonuje szalone aktywności w pośpiechu, myśląc, że będą efektywniejszymi, a w rzeczywistości osiągają bardzo mało, ponieważ nie skupiają się na właściwych etapach pracy.

Krótka historia

Ponad sto lat temu, żyjący na przełomie XIX i XX wieku, znany ze swojej ekscentryczności i miłości do kotów, włoski ekonomista i socjolog Vilferedo Pareto prowadził badania nad zamożnością włoskiego społeczeństwa, w ich wyniku zaobserwował, że 80% bogactw znajduje się w posiadaniu 20% badanej populacji. Do zaobserwowanego przez Pareto rozkładu 80/20 powrócił w 1951 roku znany amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. Formułując regułę 80/20 i nazywając ją zasadą Pareto.

Realizacja efektywna zawodowych spraw może być skuteczniejsza i wydajniejsza dzięki opracowaniu planu. Szybkość realizacji pracy zależy więc nie od pracodawcy, współpracowników czy od klientów, ale od nas samych. Firma powinna przeanalizować działanie firmy pod kątem przyczyn i skutków – wymaga to więc zadawania wielu pytań i szukania do nich racjonalnych odpowiedzi.

Reguła Pareto w pracy – jak działa i jak ją wykorzystać?

Reguła Pareto mówi, że zazwyczaj 80% nieskupionego wysiłku przynosi nam tylko 20% rezultatów. Natomiast 80% tego, co osiągamy, jest owocem tylko tych 20% czasu poświęconego na pracę. Kluczem do tego jest rozpoznanie tych 20%. Prawda jest taka, 20% agentów ubezpieczeniowych sprzedaje 80% polis, a w firmach zajmujących się księgowością od 20% klientów pochodzi 80% dochodów. Nic więc dziwnego, że firmy raczej skupiają się na wyszukiwaniu i zatrzymywaniu stałych, przynoszących zyski klientów oraz pracowników. Co więc robić, aby osiągnąć te upragnione 80% przy naszym 20% zaangażowaniu? Odpowiedź nie jest łatwa, nie powinniśmy także zasady Pareto wykorzystywać, jako ostatecznej i jedynej wyroczni. Zasada ta pozwala jednak na dokonanie wielu ciekawych obserwacji i może prowadzić do ważnych refleksji, które usprawnią działanie firmy. Obserwując własny biznes warto poszukiwać przejawów zasady 80/20 i wykorzystywać możliwości, które ona ze sobą niesie.

  1. Wskaż czynniki kluczowe dla realizacji celów firmy.
    Często okazuje się, że nie więcej niż 20% z ogółu działań przedsiębiorstwa ma 80% wpływu na jego rezultaty, i to właśnie jest źródłem sukcesu twojego biznesu, dlatego kadra zarządzająca powinna wokół tych działań tworzyć strategię firmy. Poboczne działania, mniej ważne, ale o których należy pamiętać, powinno się realizować z mniejszym wkładem – tak aby zaangażować jak najmniej uwagi i zasobów firmy.
  2. Bazując na zasadzie: 20% klientów generuje 80% przychodów firmy, warto poszukać nowych, podobnych klientów.
    W tym celu należy zapoznać się z rynkiem i dotrzeć do takich klientów. Można także pokusić się o reklamę firmy, kierowaną właśnie do wyselekcjonowanych klientów. Warto także rozważyć, czy opłaca się firmie utrzymywać relacje ze wszystkimi klientami z pozostałych 80%, czy może niektórzy z nich zabierają zbyt wiele uwagi firmy w stosunku do przychodów jakie generują?
  3. Szukaj oszczędności w produkcji.
    Jeśli 20% komponentów produktu lub usługi generuje 80% kosztu, szukanie oszczędności w tych 20% da najlepsze rezultaty.
  4. Mądrze inwestuj w reklamę.
    Przyjmuje się, że często 20% wydatków na reklamę, generuje 80% rezultatu. W takim wypadku należy zadać sobie pytanie, czy pozostałe 80% środków nie może być lepiej wykorzystane, jeśli tak, to jak i gdzie. Przeanalizuj media branżowe, kontraktuj się z dziennikarzami i marketingowcami, znajdź swój indywidualny klucz sukcesu medialnego.
  5. Przyspiesz i usprawnij działanie.
    Zasada Pareto mówi, że jeżeli 80% czasu pracowników jest zużywane na 20% czynności, to z pewnością wart pomyśleć o usprawnieniu, uproszczeniu lub zwyczajnym przyspieszeniu tych właśnie czynności. Można także wynająć kogoś do pomocy bądź też część z zadań outsourcować.
  6. Nagradzaj dobrych, karz złych pracowników.
    Jeśli 20% sprzedawców generuje 80% przychodów to dlaczego, pozostała część czyli 80 proc. zatrudnionych tych wyników nie generuje? Przeanalizuj kondycję kadrową firmy i rozważ szkolenia. Być może liderzy sprzedaży zmotywowani dodatkowym zarobkiem lub profitem powinni uczyć resztę pracowników, jak faktycznie prowadzić rozmowy z klientami, aby poprawić wyniki sprzedażowe. Można także zmotywować pracowników prowizją lub roczną nagrodą za wyniki. Jeśli to nie zadziała, być może warto pomyśleć nad tym, czy rzeczywiście firma potrzebuje pozostałych pracowników, niegenerujących przychodu?

Dodatkowo, aby zwiększyć efektywność w pracy, warto podzielić zawodowe zadania na trzy grupy. Zgodnie z zasadą 60/40, powinniśmy przeznaczyć 60 proc. naszego czasu na czynności rutynowe, którym powinniśmy poświęcić tylko 15%. Sprawy ważne, wykonywane na bieżąco, zajmują nam 25% czasu i to zazwyczaj odpowiada naszym potrzebom, natomiast tylko 15% czasu poświęcamy na planowanie i rozwój choć te działania są warte tego, aby im poświęcić z niego aż 60%. Kiedy wiemy już, ile czasu i czemu musimy poświęcić, ustalmy nasze priorytety, aby później zaplanować pracę.

MS, biznestuba.pl